Conduire le conseil, du plan annuel à la signature
Vous décidez de quoi l’on parle. HeyEla consigne ce qui en découle.
- L’année de séances et ses thèmes clés en vue
- Chaque membre arrive avec le même niveau d’information
- Vous conduisez, HeyEla consigne décisions et pendances
Typique pour : présidentes et présidents de conseils d’administration, de conseils de fondation, d’associations et de comités, souvent avec plusieurs mandats.
AperçuDu plan annuel aux pendances
Avant et après
Ce qui change pour la présidence
Aujourd’hui
- Le plan annuel vit dans un fichier Excel
- L’ordre du jour fait des allers-retours en Word
- Les documents arrivent en pièces jointes, en plusieurs versions
- Les questions surgissent seulement pendant la séance
- Vous conduisez la séance tout en prenant des notes
- Vous faites le tour de table des pendances
Avec HeyEla
- Un plan annuel partagé réunit séances et thèmes clés
- L’ordre du jour naît au même endroit, documents compris
- Un Pre-Read par séance, toujours dans la version actuelle
- Vous voyez les questions des membres avant la séance
- Vous conduisez, l’enregistrement capte chaque intervention
- L’état des pendances est prêt avant la séance
Vidéo
Du plan annuel à la signature
Le parcours d’une séance dans HeyEla en un peu moins d’une minute : plan annuel, ordre du jour, Pre-Read, procès-verbal, signature et pendances.
Votre attention revient aux questions pour lesquelles vous présidez ce conseil.
En détail
En tant que présidente ou président, vous portez le conseil tout au long de l’année : vous planifiez les séances, fixez l’ordre du jour, conduisez la discussion et signez le procès-verbal. Dans HeyEla, ce travail se trouve en un seul endroit au lieu d’être dispersé entre e-mails, Word et Excel. Après la séance, les décisions sont structurées, et les pendances reviennent sur la table avant la séance suivante.
Planifier l’année de séances à l’avance
Dans le plan annuel, vous fixez séances et jalons sur un à deux ans. Les thèmes récurrents comme le budget ou la succession se glissent sur la bonne séance.
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Dans le plan annuel, vous fixez séances et jalons sur un à deux ans, de la retraite stratégique à l’assemblée générale en passant par la clôture annuelle. Les thèmes récurrents comme le budget, l’évaluation des risques ou la succession se placent par glisser-déposer sur la bonne séance. Chaque membre voit tôt ce qui arrive et quand, et les thèmes obligatoires n’ont plus à être rassemblés à chaque fois. Depuis une séance planifiée, vous passez directement à sa préparation.
Fixer l’ordre du jour
L’ordre du jour naît d’un modèle, de la dernière séance ou d’un projet IA. Pour chaque point, vous fixez responsable, durée, invités et documents.
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L’ordre du jour se construit dans la préparation de séance : à partir d’un modèle, de la dernière séance ou d’un projet IA basé sur vos thèmes et les pendances ouvertes. Pour chaque point de l’ordre du jour, vous définissez qui en est responsable, le temps prévu, les invités et les documents associés. Les invités ne voient que le point auquel ils sont conviés. Le secrétariat se charge de l’invitation et de l’envoi, vous gardez la ligne sur le fond.
Tout le monde arrive avec le même niveau d’information
Avec l’invitation, chacun reçoit un Pre-Read avec un résumé IA par point. Les questions notées à l’avance par les membres vous parviennent avant la séance.
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Avec l’invitation, les membres reçoivent leur Pre-Read : points de l’ordre du jour, documents et un résumé IA pour chaque point, sur une page protégée. Les questions que les membres notent publiquement à l’avance vous parviennent avant la séance, et non pendant. Vous pouvez ainsi préparer une discussion ou préciser une proposition avant que tout le monde soit assis. Le temps de séance appartient alors à la discussion, pas à la lecture des documents.
Conduire plutôt que prendre des notes
L’enregistrement en direct tourne dans la salle ou par un bot et comprend le suisse allemand. Vous conduisez la séance, HeyEla rédige ensuite le projet de procès-verbal.
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Pendant que vous conduisez la séance, l’enregistrement en direct tourne dans le navigateur, sur le téléphone ou sous forme de bot dans Microsoft Teams ou Google Meet. HeyEla transcrit la séance dans la langue choisie, y compris le suisse allemand, et sauvegarde toutes les cinq secondes. Vous n’avez pas à prendre de notes pour le procès-verbal et pouvez vous concentrer sur les interventions, le vote et la décision. Après la séance, HeyEla en tire un projet de procès-verbal structuré.
Approuver, signer, suivre
Présidence et secrétariat signent numériquement, aussi sur mobile. Les décisions deviennent des pendances, dont vous voyez l’état avant la séance suivante.
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Comme décisions et responsabilités sont déjà structurées dans le projet, l’approbation va plus vite. Selon l’art. 713 al. 3 CO, la présidence et la personne qui tient le procès-verbal le signent, dans HeyEla avec la signature numérique, au besoin en déplacement sur le téléphone. Les décisions donnent naissance à des pendances avec responsables et délais. Avant la séance suivante, vous voyez d’un coup d’œil où en sont les choses, au lieu de faire un tour de table pour le savoir.
Questions fréquentes
En tant que présidente ou président, puis-je relire et approuver le procès-verbal avant son envoi ?
Oui. HeyEla établit un projet structuré, l’approbation reste au conseil. Vous relisez le texte dans l’éditeur, le faites ajuster ou le modifiez vous-même, puis l’approuvez. La présidence et la personne qui tient le procès-verbal signent ensuite numériquement, avec la signature électronique simple (SES) que HeyEla prend en charge.
Comment la présidence garde-t-elle la vue d’ensemble sur les pendances du conseil ?
HeyEla propose les pendances directement à partir des décisions du procès-verbal, avec responsables et délais. Chaque pendance reste liée à sa séance et à son point de l’ordre du jour. Les points ouverts sont prêts dans la préparation de la séance suivante et peuvent y figurer comme point permanent.
Puis-je garder des documents confidentiels vis-à-vis de certains membres ou de la direction ?
Oui. Dans HeyEla, séances, procès-verbaux et documents peuvent être réservés aux seules personnes prévues, par exemple pour des affaires de personnel ou en cas de conflit d’intérêts d’un membre. Les invités ne sont conviés qu’à des points précis. Les mêmes droits s’appliquent à l’IA : ce qu’une personne ne peut pas voir, elle ne le trouve pas non plus par la recherche IA.
HeyEla convient-il aussi aux conseils de fondation et aux comités d’association ?
Oui. HeyEla couvre conseils d’administration, conseils de fondation, comités d’association, commissions et directions avec le même déroulement, et les types de séance et modèles se règlent par organe. Si vous présidez plusieurs organes, vous passez d’une organisation à l’autre avec un seul login, et les données restent strictement séparées.
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Cas d’usage associés
Prochaine étape
Montrez-nous votre année de séances
Lors d’une démo, nous reproduisons à titre d’exemple votre plan annuel et votre prochain ordre du jour dans HeyEla, jusqu’au procès-verbal signé.