Dans beaucoup de conseils, plusieurs semaines séparent le procès-verbal terminé du procès-verbal signé. Il est imprimé, signé lors de la prochaine réunion en présentiel, scanné et classé. Il y a rarement une décision délibérée derrière cela, le plus souvent c’est une incertitude sur ce que la loi exige vraiment.
Signer électroniquement le procès-verbal du conseil d’administration signifie que la présidence et la personne qui tient le procès-verbal le signent selon l’art. 713 al. 3 CO avec une signature électronique plutôt qu’à l’encre sur papier. Le niveau de signature suffisant dépend de la question de savoir si le procès-verbal est soumis à une forme écrite légale. (Cet article ne remplace pas un conseil juridique.)
L’art. 713 al. 3 CO exige deux signatures, mais aucune forme précise
La règle est brève. Les délibérations et les décisions du conseil d’administration sont consignées dans un procès-verbal signé par la présidence et par la personne qui tient le procès-verbal. Il faut donc deux signatures, et non celles de tout le conseil.
La loi ne règle ni la forme, ni la langue, ni le degré de détail du procès-verbal, nous l’avons décrit plus en détail dans l’article sur l’art. 713 CO. Il en va de même pour la signature : le CO exige que le procès-verbal soit signé, mais ne dit pas que cela doit se faire à la main sur papier.
Selon l’opinion dominante, le procès-verbal du conseil n’est pas soumis à la forme écrite
Le droit suisse prescrit la forme écrite pour certains actes juridiques, par exemple le cautionnement ou la cession d’une créance. Selon les art. 13 ss CO, la forme écrite implique une signature manuscrite. Sous forme électronique, seule la signature électronique qualifiée combinée à un horodatage électronique qualifié lui est assimilée, selon l’art. 14 al. 2bis CO.
Selon l’opinion dominante dans la pratique, le procès-verbal du conseil d’administration ne fait pas partie de ces cas. L’art. 713 al. 3 CO est une règle d’organisation du droit des sociétés et non une prescription de forme pour un acte juridique. Il en découle qu’une signature électronique simple suffit en règle générale pour signer un procès-verbal.
Cette appréciation est répandue, mais elle reste une opinion juridique et n’est pas réglée expressément dans la loi. Qui travaille dans un environnement réglementé, ou s’attend à ce qu’un procès-verbal doive servir de preuve dans une procédure, clarifie la question pour son propre cas.
SES, AES et QES se distinguent surtout par la preuve de l’identité
Les trois notions sont souvent confondues, alors qu’elles désignent des choses assez différentes. Le cadre légal des niveaux supérieurs est fixé par la loi fédérale sur la signature électronique (SCSE).
La signature électronique simple (SES) atteste qu’une personne a donné délibérément son accord à un document. Elle ne comporte pas de preuve formelle d’identité. Sa force probante découle du contexte, c’est-à-dire de l’enregistrement du processus de signature et de la possibilité de retracer qui a signé et quand.
La signature électronique avancée (AES) est liée de manière univoque à une personne et rattachée au document de telle sorte que toute modification ultérieure est détectable.
La signature électronique qualifiée (QES) repose sur un certificat qualifié d’un fournisseur reconnu, et la personne qui signe doit être identifiée au préalable. Combinée à un horodatage électronique qualifié, elle est assimilée à la signature manuscrite.
La QES n’est donc pas la meilleure signature pour tous les usages, mais la plus exigeante, pour les cas où la loi demande la forme écrite. Pour un procès-verbal sans exigence de forme écrite, elle ajoute surtout des étapes pour toutes les personnes concernées.
En cas de litige, la traçabilité compte davantage que le niveau de signature
Une fois la question de la forme réglée, l’exigence réelle se déplace. Ce qui compte alors, c’est qui a signé et quand, dans quel ordre, sur quelle version du document, et si quelque chose a été modifié ensuite. Ces questions trouvent une meilleure réponse en électronique que sur papier, car une feuille scannée ne garde aucun historique.
Les procès-verbaux signés sont conservés au moins dix ans
L’art. 958f CO exige que les livres et les pièces comptables soient conservés pendant dix ans, à compter de la fin de l’exercice. Dans la pratique, les procès-verbaux du conseil sont conservés au moins aussi longtemps, et beaucoup de sociétés les gardent pendant toute leur existence.
Pour la conservation électronique s’applique en outre l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico). En simplifiant, les documents doivent rester lisibles et disponibles pendant toute la durée, et les modifications doivent être détectables.
Pour le procès-verbal signé, cela signifie surtout deux choses. Il est conservé dans un format qui pourra encore être ouvert dans dix ans, en général le PDF, et la preuve de qui l’a signé reste avec le document et non séparée de lui. De plus, il devrait pouvoir être exporté du système sans que ce système doive continuer d’exister.
Lorsqu’un destinataire exige une autre signature
La question du niveau de signature se pose en général à nouveau lorsqu’une décision quitte l’entreprise. Pour les pièces justificatives, l’office du registre du commerce exige en règle générale l’original signé à la main ou, en cas de dépôt électronique, une signature électronique qualifiée. Les banques ont souvent leurs propres exigences. La forme acceptée est fixée par le destinataire, et il vaut la peine de la clarifier avant la signature.
Dans ces cas, on n’envoie que rarement le procès-verbal complet, mais un extrait contenant la décision concernée. Qui le demande, ce qu’il contient et comment il est établi est décrit dans l’article sur l’extrait du procès-verbal du conseil d’administration.
Comment un procès-verbal est signé dans HeyEla
Dans HeyEla, le procès-verbal approuvé part directement en circulation, de manière séquentielle ou parallèle, selon l’usage du conseil. La signature se fait avec la signature numérique sur ordinateur portable, tablette ou smartphone. Chaque personne enregistre sa signature une fois et la réutilise ensuite, et le statut indique à tout moment qui doit encore signer.
Après la dernière signature, le procès-verbal se trouve dans le hub documentaire, avec une piste d’audit qui consigne qui a signé et quand. Le procès-verbal signé est disponible en PDF et peut être téléchargé, y compris pour un classement en dehors de HeyEla.
HeyEla prend en charge la signature électronique simple (SES). C’est un choix délibéré, adapté en pratique au procès-verbal du conseil selon l’art. 713 CO. Si un destinataire exige une signature électronique qualifiée (QES), elle est disponible dans HeyEla en option payante. Pour un original signé à la main, le document est exporté et signé selon la forme demandée.
Dans HeyEla, le procès-verbal qui part en circulation provient le plus souvent de l’enregistrement de la séance. Le procès-verbal IA en tire un projet structuré, que la présidence et la personne qui tient le procès-verbal relisent et approuvent, et les équipes économisent ainsi en général environ 80% du temps qu’elles consacraient auparavant au procès-verbal.
Conclusion
Pour le procès-verbal du conseil d’administration, le CO exige deux signatures et aucune forme précise. Selon l’opinion dominante, la signature électronique simple suffit donc en règle générale, et le détour par l’imprimante et la séance suivante n’est pas nécessaire. Ce qui compte davantage que le niveau de signature, c’est de pouvoir retracer sans lacune qui a signé quelle version et quand.
Questions fréquentes
Le procès-verbal du conseil d’administration doit-il être signé à la main ? Pas selon l’opinion dominante dans la pratique. L’art. 713 al. 3 CO exige la signature de la présidence et de la personne qui tient le procès-verbal, mais ne prescrit aucune forme précise.
Une signature électronique simple suffit-elle ? Pour le procès-verbal du conseil, en règle générale oui, car il n’est pas soumis à une forme écrite légale. Une signature électronique qualifiée est nécessaire là où la loi exige la forme écrite ou lorsqu’un destinataire la demande. Dans les environnements réglementés, il vaut la peine de clarifier son propre cas.
Tous les membres du conseil doivent-ils signer ? Non. La loi exige la signature de la présidence et de la personne qui tient le procès-verbal. Beaucoup de conseils approuvent en outre le procès-verbal lors de la séance suivante, mais ce n’est pas une obligation légale de signature pour les autres membres.
Combien de temps faut-il conserver un procès-verbal signé ? Dans la pratique au moins dix ans, par analogie avec l’art. 958f CO et à compter de la fin de l’exercice. Pour la conservation électronique s’appliquent en outre les exigences de l’Olico en matière de lisibilité et d’intégrité.