Ordre du jour et documents : préparer les séances avec professionnalisme
Arrivez déjà briefé à la prochaine séance: ordre du jour, docs, points ouverts.
Conseil · T2
Mar 12.03.2026 · 14:00-16:00
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Accueil et présence
Quorum et ordre du jour
MKM. Keller15 minPV_precedent.pdf - 2
Revue financière T1
Budget et perspectives
RLR. Lauper25 minBudget_T1.pdf - 3
État du projet digital
InvitéJalons et risques
SVS. Vogel20 min
Ce que vous y gagnez
Ordre du jour plus vite prêt
Construisez l’agenda à partir de modèles et de suivis ouverts, pas de zéro.
Documents au bon endroit
Attachez les dossiers aux points plutôt que de disperser les pièces jointes.
Tout le monde sur une version
Plus de fichiers Word concurrents pour la même invitation.
Guidé et rapide
Actions, documents, modèles ou IA: un ordre du jour professionnel en minutes.
Constructeur d'agenda
Par point: responsables, durée, invités et documents liés.
Toujours la dernière version
Les mises à jour de documents arrivent dans HeyEla, pas dans des fils d'e-mails sans fin.
En détail
Parce que l'IA peut accélérer massivement ce processus
La préparation de séance construit l’ordre du jour au même endroit: charger une liste, reprendre les actions ouvertes ou le rédiger avec l’IA. Vous joignez des documents par point et envoyez l’invitation.
En quelques secondes, vous obtenez un ordre du jour professionnel. Vous pouvez aussi définir des modèles pour ne pas repartir de zéro. Attachez d'autres documents directement aux points. Invitez des invités avec accès uniquement à leur point; ils peuvent même y déposer leurs propres documents. Dans le constructeur d'agenda, vous voyez responsables, intervenants, durée, courte description, invités et documents.
Ensuite, envoyez l'invitation calendrier et l'information avec toutes les pièces jointes. Peu avant la séance, chargez si besoin une nouvelle version de document: plus de chaos d'e-mails avec plusieurs versions, HeyEla garde toujours la plus récente. Les participants ouvrent ensuite le Pre-Read et s'y préparent.
Surtout lorsque les actions et documents sont déjà dans HeyEla, vous composez et envoyez un ordre du jour professionnel en quelques minutes. C'est pour cela que nous avons conçu la préparation guidée.
Pour qui
Conçu pour celles et ceux qui mènent la séance
Secrétariat & assistance
Crée l’ordre du jour à partir de modèles, joint les documents directement et distribue l’invitation - tout au même endroit.
Présidence
Compose le contenu de l’ordre du jour et reprend pendances et thèmes des séances précédentes.
Direction générale
Livre rapports et propositions directement dans le bon point de l’ordre du jour, plutôt qu’en pièces jointes.
Sur le terrain
“Avec plusieurs mandats, j'ai enfin toujours la vue d'ensemble sur la prochaine séance. Quatre semaines avant, je compose l'ordre du jour en très peu de temps et je l'envoie.”
Questions fréquentes
Les points peuvent-ils contenir des documents?
Oui. Attachez des documents directement aux points. Les invités peuvent aussi apporter des documents pour leur point.
Puis-je utiliser des modèles d'ordre du jour?
Oui. Définissez un ou plusieurs modèles au lieu de repartir à chaque fois avec l'IA ou un fichier chargé.
Comment les participants reçoivent-ils les documents?
Via l'invitation calendrier et l'information avec pièces jointes, puis via le Pre-Read, qui s'appuie sur la préparation dans HeyEla.
Comment créer l’ordre du jour d’une séance du conseil ?
À partir d’un modèle ou de la séance précédente : créez les points, attribuez responsables et durées, joignez les documents par point - HeyEla distribue l’invitation aux participants.
L’IA peut-elle aider à la préparation ?
Oui. Sur la base des séances précédentes, des pendances ouvertes et de vos modèles, HeyEla propose points et structure - le contrôle reste au secrétariat et à la présidence.
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