De la parole au procès-verbal signé
De la salle au procès-verbal signé, sans encore un dimanche soir devant l’ordinateur.
- Enregistrement sur place, à distance ou par upload, suisse allemand compris
- Un projet structuré à partir de la transcription, de l'ordre du jour et des documents
- Signé numériquement, ou exporté en Word et PDF pour votre classement
Typique pour : présidences, secrétariats et rédacteurs de procès-verbaux - surtout avec plusieurs mandats et plusieurs séances par semaine.
AperçuLe déroulement en images
En détail
C'est ici que HeyEla a commencé. Nous avons vu présidences et secrétariats écouter avec concentration en séance, prendre des notes - puis perdre des heures sur le procès-verbal. Qui cumule plusieurs mandats en rédige plusieurs la même semaine. Ce parcours montre comment cela devient une affaire de minutes, sans que le conseil cède le contrôle.
01
Enregistrer la séance - sur place, à distance ou par upload
Transcrit en direct dans le navigateur ou chargé comme enregistrement existant, sauvegardé toutes les cinq secondes.
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La séance est captée avec l’enregistrement en direct dans le navigateur et transcrite en temps réel - même quand suisse allemand et bon allemand alternent. Vous pouvez tout aussi bien charger un enregistrement existant ; il n'est même pas nécessaire d'enregistrer dans notre app. L'enregistrement se sauvegarde toutes les cinq secondes, et qui veut une sécurité totale enregistre avec deux appareils en parallèle. Aucune séance ne se perd.
02
Le projet naît du contexte, pas seulement des mots
Transcription, ordre du jour et documents deviennent un projet structuré, que vous ajustez dans l'éditeur par instruction.
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À partir de la transcription, de l'ordre du jour et du contexte de votre organisation, HeyEla crée un procès-verbal IA structuré selon le type de séance. Ce que nous avons appris tôt : plus vous fournissez de documents, meilleur est le projet. Vous vérifiez le résultat dans l'éditeur et l'ajustez avec l'éditeur IA par instruction - plus court, plus long, plus détaillé. Si une pièce vous revient plus tard, par exemple la présentation montrée en séance, vous la chargez et régénérez le projet.
03
Partager uniquement ce qui peut l'être
Si la banque n'a besoin que d'une décision, un extrait de procès-verbal est prêt en quelques secondes. Le reste reste confidentiel.
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Si la banque ou l'organe de révision n'a besoin que d'une décision, l’extrait de procès-verbal crée un document distinct en quelques secondes - le reste du procès-verbal reste confidentiel.
Fonction dans HeyEla
Extrait de procès-verbal
Ne partager que les parties pertinentes d'un PV
Voir la fonction04
Signer numériquement et classer
Après l'approbation, tous les signataires signent numériquement, aussi sur mobile. Le procès-verbal est classé et distribué.
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Après l'approbation, le circuit de signature démarre : tous les signataires signent avec la signature numérique - aussi sur mobile. Le procès-verbal final est classé et distribué automatiquement.
05
S'adapte à vos processus - pas l'inverse
Vous pouvez n'utiliser que cette étape et exporter le procès-verbal en Word ou PDF dans votre classement habituel.
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HeyEla ne vous impose aucun processus. Vous pouvez n'utiliser que cette seule étape - audio et documents en entrée, procès-verbal fini en sortie - et laisser tout le reste tel quel. L'export en Word ou PDF ramène le procès-verbal dans votre classement habituel et vos processus existants. Presque pas de conduite du changement, gain de temps immédiat. De ce premier cas d'usage et de nos premiers utilisateurs sont nés tous les autres.
Le déroulement
De l’enregistrement aux tâches - cinq étapes, une seule plateforme
Étape 1
Enregistrement
Enregistrez la séance dans le navigateur, envoyez un bot de réunion ou importez un fichier audio existant.
Étape 2
Transcription
Transcription automatique avec attribution des intervenants, même lorsque le suisse allemand alterne avec l’allemand standard.
Étape 3
Procès-verbal
Un projet structuré selon le type de séance, que vous vérifiez et ajustez dans l’éditeur.
Étape 4
Signer & exporter
Signez numériquement, exportez pour vos archives et diffusez le procès-verbal terminé au sein de l’organe.
Avant, je passais mes dimanches soir sur le procès-verbal. Aujourd'hui, je relis un projet après la séance, je corrige deux ou trois formulations et je valide. Le procès-verbal part le jour même.
Questions fréquentes
Combien de temps entre la séance et le procès-verbal final ?
Le projet est prêt peu après la séance. Les équipes rapportent un post-traitement souvent 80% plus rapide - les soirées deviennent des minutes.
Le conseil reste-t-il juridiquement responsable du procès-verbal ?
Oui. HeyEla fournit le projet structuré ; vérification, approbation et signature restent au conseil. L’IA supprime la frappe, pas la responsabilité.
Cela fonctionne-t-il avec du suisse allemand en séance ?
Oui. La transcription est conçue pour la réalité suisse - interventions en dialecte et passages en allemand standard dans la même séance sont le cas normal.
Devons-nous changer nos processus de séance ou nos logiciels ?
Non. HeyEla fonctionne à côté de vos outils existants : charger l'audio, joindre les documents, exporter le procès-verbal en Word ou PDF - le classement et le partage restent là où ils sont aujourd'hui.
Puis-je exporter le procès-verbal en Word ou PDF?
Oui. Après relecture et validation, vous exportez en Word ou PDF, ou vous lancez le circuit de signature numérique. Classement et envoi restent là où vous les faites aujourd’hui.
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Prochaine étape
Voyez le processus sur votre propre séance
En démo, nous parcourons le chemin de l’enregistrement au procès-verbal signé - volontiers avec votre type de séance et vos modèles.