Das Gremium führen, vom Jahresplan bis zur Unterschrift
Sie entscheiden, worüber gesprochen wird. HeyEla hält fest, was daraus folgt.
- Das Sitzungsjahr mit allen Pflichtthemen im Blick
- Alle Mitglieder kommen mit demselben Stand
- Sie leiten, HeyEla hält Beschlüsse und Pendenzen fest
Typisch für: Präsidentinnen und Präsidenten von Verwaltungsräten, Stiftungsräten, Vereinen und Ausschüssen, oft mit mehreren Mandaten.
EinblickVom Jahresplan bis zur Pendenz
Vorher und nachher
Was sich für das Präsidium ändert
Heute
- Der Jahresplan lebt in einer Excel-Datei
- Die Traktandenliste wandert als Word-Datei hin und her
- Unterlagen kommen als Anhänge, oft in mehreren Versionen
- Fragen tauchen erst in der Sitzung auf
- Sie leiten und notieren nebenbei für das Protokoll
- Den Stand der Pendenzen fragen Sie reihum ab
Mit HeyEla
- Ein gemeinsamer Jahresplan zeigt Sitzungen und Pflichtthemen
- Die Traktandenliste entsteht an einem Ort, mit Unterlagen
- Ein Pre-Read pro Sitzung, immer mit der aktuellen Fassung
- Fragen der Mitglieder sehen Sie schon vorher
- Sie leiten, die Aufnahme hält jede Wortmeldung fest
- Der Stand der Pendenzen liegt vor der Sitzung bereit
Video
Vom Jahresplan bis zur Unterschrift
Der Weg einer Sitzung durch HeyEla in knapp einer Minute: Jahresplan, Traktanden, Pre-Read, Protokoll, Unterschrift und Pendenzen.
Ihre Zeit gehört wieder den Fragen, für die man Sie ins Präsidium gewählt hat.
Im Detail
Als Präsidentin oder Präsident tragen Sie das Gremium durch das Jahr: Sie planen die Sitzungen, setzen die Traktanden, leiten die Diskussion und unterschreiben das Protokoll. In HeyEla liegt diese Arbeit an einem Ort statt verteilt über E-Mail, Word und Excel. Nach der Sitzung sind die Beschlüsse strukturiert erfasst, und die Pendenzen liegen vor der nächsten Sitzung wieder auf dem Tisch.
Das Sitzungsjahr im Voraus planen
Im Jahresplan legen Sie Sitzungen und Meilensteine über ein bis zwei Jahre fest. Pflichtthemen wie Budget oder Nachfolge ziehen Sie auf die passende Sitzung.
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Im Jahresplan legen Sie Sitzungen und Meilensteine über ein bis zwei Jahre fest, von der Strategieklausur über den Jahresabschluss bis zur Generalversammlung. Wiederkehrende Themen wie Budget, Risikobeurteilung oder Nachfolge ziehen Sie per Drag-and-drop auf die passende Sitzung. So sieht jedes Mitglied früh, was wann ansteht, und fällige Pflichtthemen müssen nicht jedes Mal neu zusammengesucht werden. Aus einer geplanten Sitzung springen Sie direkt in die Vorbereitung.
Die Traktandenliste setzen
Die Traktandenliste entsteht aus einer Vorlage, aus der letzten Sitzung oder als KI-Entwurf. Pro Traktandum legen Sie Verantwortliche, Zeit, Gäste und Unterlagen fest.
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Die Traktandenliste entsteht in der Sitzungsvorbereitung: aus einer Vorlage, aus der letzten Sitzung oder als KI-Entwurf aus Ihren Themen und den offenen Pendenzen. Pro Traktandum legen Sie fest, wer verantwortlich ist, wie viel Zeit es bekommt, welche Gäste dazukommen und welche Unterlagen dazugehören. Gäste sehen nur das Traktandum, zu dem sie eingeladen sind. Das Sekretariat übernimmt Einladung und Versand, Sie behalten die inhaltliche Linie.
Alle kommen mit demselben Stand
Mit der Einladung erhalten alle ein Pre-Read mit KI-Zusammenfassung pro Traktandum. Fragen, die Mitglieder vorab notieren, sehen Sie schon vor der Sitzung.
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Mit der Einladung erhalten die Mitglieder ihr Pre-Read: Traktanden, Unterlagen und zu jedem Traktandum eine KI-Zusammenfassung auf einer geschützten Seite. Fragen, die Mitglieder vorab öffentlich notieren, sehen Sie vor der Sitzung und nicht erst währenddessen. So können Sie eine Diskussion vorbereiten oder einen Antrag noch präzisieren, bevor alle am Tisch sitzen. Die Sitzungszeit gehört dann der Diskussion und nicht dem Vorlesen.
Leiten statt mitschreiben
Die Live-Aufnahme läuft im Raum oder als Meeting-Bot und versteht auch Schweizerdeutsch. Sie leiten die Sitzung, HeyEla erstellt danach den Protokollentwurf.
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Während Sie die Sitzung leiten, läuft die Live-Aufnahme im Browser, auf dem Handy oder als Meeting-Bot in Microsoft Teams oder Google Meet. HeyEla transkribiert auch Schweizerdeutsch, wenn Dialekt und Hochdeutsch sich abwechseln, und speichert alle fünf Sekunden. Sie müssen keine Notizen für das Protokoll führen und können sich ganz auf Wortmeldungen, Abstimmung und Beschluss konzentrieren. Nach der Sitzung erstellt HeyEla daraus einen strukturierten Protokollentwurf.
Freigeben, unterschreiben, nachverfolgen
Vorsitz und Protokollführung unterschreiben digital, auch auf dem Handy. Aus den Beschlüssen entstehen Pendenzen, deren Stand Sie vor der nächsten Sitzung sehen.
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Weil Beschlüsse und Verantwortlichkeiten im Entwurf bereits strukturiert vorliegen, geht die Freigabe schneller. Nach Art. 713 Abs. 3 OR unterzeichnen Vorsitz und Protokollführung, in HeyEla mit der digitalen Signatur, auch unterwegs auf dem Handy. Aus den Beschlüssen entstehen Pendenzen mit Verantwortlichen und Frist. Vor der nächsten Sitzung sehen Sie den aktuellen Stand auf einen Blick, statt ihn in einer Fragerunde zu erheben.
Häufige Fragen
Kann ich als Präsidentin oder Präsident das Protokoll vor dem Versand prüfen und freigeben?
Ja. HeyEla erstellt einen strukturierten Entwurf, die Freigabe bleibt beim Gremium. Sie prüfen den Text im Editor, lassen ihn anpassen oder ändern ihn selbst und geben ihn frei. Danach unterzeichnen Vorsitz und Protokollführung digital, mit der einfachen elektronischen Signatur (EES), die HeyEla abbildet.
Wie behalte ich als Präsidium den Überblick über die Pendenzen des Verwaltungsrats?
HeyEla schlägt Pendenzen direkt aus den Beschlüssen im Protokoll vor, mit Verantwortlichen und Frist. Jede Pendenz bleibt mit Sitzung und Traktandum verknüpft. Offene Punkte stehen in der nächsten Sitzungsvorbereitung bereit und lassen sich als festes Traktandum aufnehmen.
Kann ich Unterlagen vor einzelnen Mitgliedern oder der Geschäftsleitung vertraulich halten?
Ja. In HeyEla lassen sich Sitzungen, Protokolle und Dokumente so berechtigen, dass nur die vorgesehenen Personen Zugriff haben, etwa bei Personalgeschäften oder bei Befangenheit eines Mitglieds. Gäste laden Sie nur für einzelne Traktanden ein. Dieselben Rechte gelten für die KI: Was jemand nicht sehen darf, findet er auch über die KI-Suche nicht.
Eignet sich HeyEla auch für Stiftungsräte und Vereinsvorstände?
Ja. HeyEla bildet Verwaltungsräte, Stiftungsräte, Vereinsvorstände, Ausschüsse und Geschäftsleitungen mit demselben Ablauf ab, Sitzungstypen und Vorlagen stellen Sie pro Gremium ein. Wer mehrere Gremien präsidiert, wechselt mit einem Login zwischen den Organisationen, und die Daten bleiben strikt getrennt.
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