Traktanden und Unterlagen: Sitzungen professionell vorbereiten
Gut vorbereitet in die nächste Sitzung: Traktanden, Unterlagen, offene Punkte.
VR-Sitzung · Q2
Di, 12.03.2026 · 14:00-16:00
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Begrüssung und Präsenz
Beschlussfähigkeit und Traktandenliste
MKM. Keller15 Min.Protokoll_letzte.pdf - 2
Finanzreview Q1
Budgetstand und Ausblick
RLR. Lauper25 Min.Budget_Q1.pdf - 3
Projektstand Digital
GastMeilensteine und Risiken
SVS. Vogel20 Min.
Das bringt es Ihnen
Traktanden schneller fertig
Agenda aus Vorlagen und offenen Pendenzen bauen, nicht von null.
Unterlagen am richtigen Ort
Packs an Traktanden hängen statt Anhänge per E-Mail zu verstreuen.
Alle an einer Version
Keine konkurrierenden Word-Dateien mehr für dieselbe Einladung.
Geführt und schnell
Pendenzen, Dokumente, Vorlagen oder AI: in Minuten zur professionellen Agenda.
Agenda-Builder
Pro Traktandum Verantwortliche, Dauer, Gäste und verlinkte Unterlagen.
Immer die neueste Version
Dokument-Updates landen in HeyEla, nicht in endlosen E-Mail-Ketten.
Im Detail
Weil AI diesen Prozess massiv beschleunigen kann
In der Sitzungsvorbereitung entsteht die Traktandenliste an einem Ort: hochladen, aus Pendenzen übernehmen oder mit KI entwerfen. Pro Traktandum hängen Sie Unterlagen an und verteilen die Einladung.
In Sekunden liegt eine professionelle Traktandenliste vor. Sie können auch Vorlagen hinterlegen, damit Sie nicht jedes Mal neu starten müssen. Weitere Sitzungsunterlagen hängen Sie direkt an einzelne Traktanden. Gäste laden Sie gezielt ein: sie sehen nur ihr Traktandum und können dafür sogar eigene Dokumente hochladen. Im Agenda-Builder sehen Sie auf einen Blick Verantwortliche, wer spricht, Dauer, Kurzbeschreibung, Gäste und Dokumente.
Anschliessend verschicken Sie Termineinladung und Info-Einladung mit allen Anhängen. Kurz vor der Sitzung laden Sie bei Bedarf eine neue Dokumentversion hoch: kein E-Mail-Chaos mit mehreren Fassungen, auf HeyEla ist immer die neueste Version verfügbar. Teilnehmende öffnen danach den Pre-Read und bereiten sich dort vor.
Besonders wenn Pendenzen und Unterlagen schon in HeyEla liegen, stellen Sie innerhalb von Minuten eine professionelle Agenda zusammen und verschicken sie. Genau dafür haben wir die geführte Sitzungsvorbereitung gebaut.
Für wen
Für die Menschen, die die Sitzung führen
Sekretariat & Assistenz
Erstellt die Traktandenliste aus Vorlagen, hängt Unterlagen direkt an und verteilt die Einladung - alles an einem Ort.
Präsidium
Stellt die Agenda inhaltlich zusammen und übernimmt offene Pendenzen und Themen aus früheren Sitzungen.
Geschäftsleitung
Liefert Berichte und Anträge direkt ins richtige Traktandum statt per E-Mail-Anhang.
Aus der Praxis
“Mit mehreren Mandaten habe ich endlich stets die Übersicht, wann die nächste Sitzung ansteht. Vier Wochen vorher stelle ich die Agenda in kürzester Zeit zusammen und verschicke sie.”
Häufige Fragen
Können Traktanden Dokumente enthalten?
Ja. Sie hängen Unterlagen direkt an einzelne Traktanden. Gäste können für ihr Traktandum ebenfalls Dokumente mitbringen.
Kann ich Vorlagen für Agenden nutzen?
Ja. Sie definieren eine oder mehrere Vorlagen, statt jedes Mal neu mit AI zu starten oder eine Liste hochzuladen.
Wie kommen Teilnehmende an die Unterlagen?
Über Termineinladung und Info-Einladung mit Anhängen sowie über den Pre-Read, der auf der Vorbereitung in HeyEla aufbaut.
Wie erstelle ich eine Traktandenliste für die VR-Sitzung?
Aus einer Vorlage oder der letzten Sitzung: Traktanden anlegen, Verantwortliche und Zeiten zuordnen, Unterlagen pro Traktandum anhängen - die Einladung verteilt HeyEla an die Teilnehmenden.
Kann die KI bei der Vorbereitung helfen?
Ja. HeyEla schlägt auf Basis früherer Sitzungen, offener Pendenzen und Ihrer Vorlagen Traktanden und Struktur vor - die Kontrolle bleibt beim Sekretariat und Präsidium.
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Passende Anwendungsfälle
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Eine fokussierte 45-Minuten-Demo mit Ihrem Sitzungsablauf, oder den Business Case in etwa 90 Sekunden abschätzen.