Eine gute Sitzung beginnt Tage vor dem Termin. Wer die Einladung verschickt, legt fest, worüber gesprochen wird, in welcher Reihenfolge und auf welcher Grundlage. Wer sie erhält, entscheidet in den Tagen danach, wie gut er vorbereitet ist.
Beides ist Arbeit, die man in der Sitzung selbst nicht sieht. Und beides hat sich in den letzten Jahren weniger verändert als fast jeder andere Teil der Gremienarbeit. Die Einladung ist in vielen Gesellschaften noch immer eine E-Mail mit einem PDF und sieben Anhängen.
Was eine Einladung enthalten muss
Das Obligationenrecht ist bei der Verwaltungsratssitzung erstaunlich zurückhaltend. Anders als für die Generalversammlung, die nach Art. 700 OR mindestens 20 Tage im Voraus einberufen werden muss, schreibt das Gesetz für die Sitzung des Verwaltungsrats keine Einladungsfrist vor. Die Frist steht in aller Regel im Organisationsreglement, und dort sollte sie auch stehen.
Was das Gesetz regelt, sind zwei Rechte der einzelnen Mitglieder. Nach Art. 715 OR kann jedes Mitglied unter Angabe der Gründe verlangen, dass eine Sitzung einberufen wird. Und nach Art. 715a OR hat jedes Mitglied das Recht auf Auskunft über alle Angelegenheiten der Gesellschaft. Dieses Auskunftsrecht ist der eigentliche Grund, warum Unterlagen zur Sitzung gehören: Ein Mitglied, das mitentscheiden soll, muss wissen können, worüber es entscheidet.
In der Praxis hat sich deshalb ein Kern herausgebildet, der in jede Einladung gehört:
- Datum, Zeit und Ort oder die Form der Sitzung, wenn sie ganz oder teilweise virtuell stattfindet
- die Traktandenliste in der Reihenfolge, in der sie behandelt wird
- zu jedem Traktandum die Unterlagen, auf die sich die Diskussion stützt
- bei Anträgen der Antrag selbst, damit klar ist, worüber am Ende entschieden wird
- die Teilnehmenden, und bei Gästen, zu welchen Traktanden sie dazukommen
Wie ausführlich das Protokoll später ausfällt, haben wir im Artikel über Art. 713 OR beschrieben. Vieles, was dort am Ende sauber dokumentiert sein soll, beginnt hier.
Wie eine Traktandenliste entsteht
Eine Traktandenliste wird selten von Grund auf neu geschrieben. Sie setzt sich aus drei Quellen zusammen, und wer diese Quellen kennt, spart die meiste Zeit.
Die offenen Pendenzen. Was in der letzten Sitzung beschlossen und in Auftrag gegeben wurde, gehört in der nächsten wieder auf den Tisch, am besten als festes Traktandum am Anfang. Wie sich das organisieren lässt, steht im Artikel über Pendenzen aus VR-Beschlüssen.
Das Vertagte. Themen, die in der letzten Sitzung keinen Platz mehr hatten oder bewusst verschoben wurden. Sie gehen am leichtesten verloren, weil sie nirgends als Auftrag stehen.
Der Jahresplan. Die wiederkehrenden Themen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr fällig sind: die Vorbereitung der Generalversammlung, der Jahresabschluss, das Budget, die Strategie, die Risikobeurteilung. Wer sie im Voraus auf die Sitzungen des Jahres verteilt, muss sie nicht jedes Mal neu suchen.
Dazu kommt, was seit der letzten Sitzung neu entstanden ist, meistens verteilt über E-Mails, Notizen und Gespräche.
Eine Traktandenliste für eine ordentliche Sitzung im Herbst könnte etwa so aussehen:
- Begrüssung, Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung
- Offene Pendenzen
- Geschäftsgang und Zahlen per 30. September
- Budget des Folgejahres, erste Lesung
- Strategie: Standortfrage, Antrag der Geschäftsleitung
- Risikobeurteilung
- Varia
Die Reihenfolge ist nicht zufällig. Formales und Pendenzen stehen am Anfang, weil sie kurz sind und den Stand klären. Die Themen mit Entscheidungsbedarf folgen, solange die Konzentration hoch ist. Varia steht am Schluss.
Wo die Vorbereitung in der Praxis hängen bleibt
Die Schwierigkeit liegt selten beim Wissen, was in eine Einladung gehört. Sie liegt beim Format.
Die Traktandenliste liegt als Word-Dokument vor, die Unterlagen als Anhänge in einer E-Mail, ein Teil davon auf einem SharePoint, eine überarbeitete Fassung des Business Case kommt zwei Tage später in einer zweiten E-Mail. Wer sich vorbereiten will, muss zuerst zusammensuchen, welche Unterlage zu welchem Traktandum gehört und welche Fassung die aktuelle ist.
Dazu kommt die Frage des Zugriffs. Nicht jeder, der zu einer Sitzung eingeladen ist, soll alle Unterlagen sehen. Ein Gast, der zu einem einzelnen Traktandum dazukommt, braucht dessen Unterlagen und sonst nichts. Mit E-Mail-Anhängen lässt sich das kaum sauber lösen. Mehr zu dieser Frage im Artikel über Zugriffsrechte im Verwaltungsrat.
Das Pre-Read als Format
Ein Pre-Read ist die Antwort auf das Formatproblem. Statt einer E-Mail mit Anhängen erhält jedes Mitglied eine Seite, auf der die Sitzung so vorliegt, wie sie stattfinden wird: die Traktanden in ihrer Reihenfolge, und an jedem Traktandum die Unterlagen, die dazugehören.
In HeyEla entsteht dieses Pre-Read direkt aus der Sitzungsvorbereitung. Die Traktandenliste lässt sich hochladen, wenn sie schon existiert, oder aus Kontext, Notizen, Dokumenten, wiederkehrenden Themen und offenen Pendenzen erstellen. Jedes Dokument wird dem Traktandum zugeordnet, zu dem es gehört, und diese Zuordnung steuert zugleich den Zugriff: Ein Gast sieht nur die Traktanden, für die er eingeladen ist.
Nach dem Versand arbeitet jedes Mitglied im Pre-Read selbst. Ganz oben steht eine KI-Zusammenfassung über die ganze Sitzung, und jedes Traktandum lässt sich mit einem Klick im Kontext seiner Dokumente zusammenfassen. Dokumente öffnen sich direkt darin und lassen sich markieren, mit Zeichnungen versehen und kommentieren, am Computer ebenso wie auf dem Tablet. Notizen bleiben privat oder sind für die anderen Mitglieder sichtbar. Und in einem KI-Chat lassen sich eigene Fragen an die Unterlagen stellen, von der Analyse einer Zahl bis zur kritischen Frage, die man in der Sitzung stellen will.
Das Sekretariat sieht dabei, wann was verschickt wurde und wer es erhalten hat, und kann Aktualisierungen nachreichen, ohne eine neue E-Mail-Kette zu beginnen.
Alle Unterlagen bleiben dabei in HeyEla. Kein Dokument muss exportiert oder in ein anderes Werkzeug kopiert werden, damit die KI damit arbeiten kann. Hosting und KI-Verarbeitung liegen in der Schweiz.
Checkliste für das Sekretariat
Unabhängig vom Werkzeug hilft vor jeder Sitzung ein kurzer Durchgang:
- Sind die offenen Pendenzen der letzten Sitzung als Traktandum erfasst?
- Ist alles Vertagte wieder aufgenommen oder bewusst weiter verschoben?
- Stimmt die Traktandenliste mit dem Jahresplan überein, fehlt ein fälliges Pflichtthema?
- Hat jedes Traktandum mit Entscheidungsbedarf einen klaren Antrag?
- Hängt an jedem Traktandum die aktuelle Fassung der Unterlagen, und nur diese?
- Sehen Gäste nur die Traktanden, zu denen sie eingeladen sind?
- Ist die Frist aus dem Organisationsreglement eingehalten?
- Wissen alle, wie sie mit nachgereichten Unterlagen umgehen sollen?
Fazit
Die Vorbereitung entscheidet über die Qualität einer Sitzung, lange bevor sie beginnt. Das Gesetz lässt dabei viel offen: keine Einladungsfrist, keine Vorgaben zur Form, aber ein klares Auskunftsrecht jedes Mitglieds. Genau dieses Recht macht die Unterlagen zum Kern der Einladung.
Die Traktandenliste setzt sich aus Pendenzen, Vertagtem und dem Jahresplan zusammen. Und das Pre-Read löst das Formatproblem, indem es aus einem Stapel Anhänge eine Seite macht, auf der jede Unterlage beim richtigen Traktandum liegt.
Häufige Fragen
Wie lange vorher muss zu einer Verwaltungsratssitzung eingeladen werden? Das Obligationenrecht schreibt für die Sitzung des Verwaltungsrats keine Frist vor. Sie ist in der Regel im Organisationsreglement festgelegt. Für die Generalversammlung gilt dagegen nach Art. 700 OR eine Frist von mindestens 20 Tagen.
Was gehört in eine Traktandenliste? Die Gegenstände der Sitzung in der Reihenfolge ihrer Behandlung. Bewährt haben sich Formales und offene Pendenzen am Anfang, danach die Themen mit Entscheidungsbedarf, am Schluss Varia. Zu jedem Traktandum gehören die Unterlagen und bei Beschlüssen der Antrag.
Wer bestimmt die Traktanden? In der Regel die Präsidentin oder der Präsident, oft vorbereitet durch das Sekretariat und in Absprache mit der Geschäftsleitung. Jedes Mitglied kann nach Art. 715 OR unter Angabe der Gründe die Einberufung einer Sitzung verlangen.