Kaum eine Aufgabe im Verwaltungsrat ist so unbeliebt wie das Protokoll - und kaum eine ist so wichtig. Dieser Beitrag fasst zusammen, was das Schweizer Recht tatsächlich verlangt, wie ein brauchbares Protokoll aufgebaut ist und welche Teile der Arbeit heute nicht mehr von Hand passieren müssen. (Er ersetzt keine Rechtsberatung.)
Was das Gesetz verlangt
Die zentrale Norm ist knapp: Nach Art. 713 Abs. 3 OR ist über die Verhandlungen und Beschlüsse des Verwaltungsrats ein Protokoll zu führen, das vom Vorsitzenden und vom Protokollführer unterzeichnet wird. Dazu kommt die Aufbewahrungspflicht: Geschäftsbücher und -unterlagen sind während zehn Jahren aufzubewahren (Art. 958f OR).
Bemerkenswert ist, was das Gesetz nicht regelt: Form, Sprache und Detailgrad sind nicht vorgeschrieben. Ob knappes Beschlussprotokoll oder ausführlicheres Verhandlungsprotokoll, entscheidet das Gremium selbst - üblich ist ein Mittelweg, der Beschlüsse präzise festhält und den Gang der Diskussion zusammenfasst.
Warum Sorgfalt sich lohnt
Das Protokoll ist das zentrale Beweisdokument des Verwaltungsrats. Bei Verantwortlichkeitsfragen zählt, was dokumentiert ist: Wer hat welche Informationen erhalten, welche Alternativen wurden diskutiert, wer hat wie gestimmt, wer hat einen Vorbehalt angebracht? Ein lückenhaftes Protokoll schützt niemanden - ein sauberes kann Jahre später den Unterschied machen. Auch im Alltag zahlt es sich aus: Banken, Revisionsstellen und Behörden verlangen regelmässig belegte Beschlüsse.
Ein bewährter Aufbau
In der Praxis hat sich eine einfache Struktur durchgesetzt:
- Formales: Datum, Ort/Form der Sitzung, Anwesende und Entschuldigte, Feststellung der Beschlussfähigkeit.
- Traktanden in der behandelten Reihenfolge.
- Pro Traktandum: Ausgangslage in wenigen Sätzen, gestellte Anträge, gefasste Beschlüsse mit Abstimmungsergebnis, abweichende Meinungen auf Verlangen.
- Aufträge/Pendenzen: wer, was, bis wann.
- Unterschriften von Vorsitz und Protokollführung.
Was sich automatisieren lässt - und was nicht
Der zeitintensive Teil der Protokollarbeit ist nicht das Entscheiden, sondern das Abtippen: Sitzung nachhören, strukturieren, formulieren, Versionen verwalten, Unterschriften einsammeln. Genau diese Schritte übernimmt heute Software: Aus Aufnahme und Traktandenliste entsteht ein strukturierter Entwurf - mit einem KI-Protokoll, das Beschlüsse, Verantwortlichkeiten und Diskussionspunkte dort einsortiert, wo sie hingehören.
Was beim Menschen bleibt, ist das Entscheidende: Der Entwurf wird geprüft, korrigiert und vom Gremium verabschiedet. Die Unterschriften von Vorsitz und Protokollführung verlangt das Gesetz ausdrücklich - mit einer digitalen Signatur ist auch dieser Schritt in Minuten statt Wochen erledigt. Den ganzen Weg von der Aufnahme bis zum unterschriebenen Dokument zeigt unser Ablauf Sitzungsprotokoll automatisch erstellen.
Ein Wort zu generischen KI-Notiz-Tools
Transkriptions-Apps aus dem Team-Alltag erzeugen Gesprächsnotizen - aber ein Protokoll im Sinne von Art. 713 OR ist mehr als ein Transkript: Es braucht Struktur, Beschlüsse, Verantwortung und Unterschriften. Warum der Unterschied gerade im Verwaltungsrat zählt, haben wir separat aufgeschrieben: Warum generische Notiz-Tools im Gremium nicht genügen.
Fazit
Die rechtlichen Anforderungen an das VR-Protokoll sind überschaubar - Protokollpflicht, zwei Unterschriften, zehn Jahre Aufbewahrung. Der eigentliche Aufwand steckt in der Handarbeit dazwischen. Und genau die lässt sich heute weitgehend abschaffen, ohne dass das Gremium Kontrolle oder Verantwortung abgibt.