KI-Notiz-Tools wie Otter, Fireflies oder die eingebauten Assistenten der Video-Plattformen haben sich im Team-Alltag zu Recht durchgesetzt: Sie transkribieren Calls, fassen zusammen, sparen Zeit. Da liegt die Frage nahe, ob man sie nicht auch in der Verwaltungsratssitzung mitlaufen lässt. Unsere Antwort: Für Gremien sind das die falschen Werkzeuge. Nicht weil sie schlecht wären - im Verwaltungsrat gelten schlicht andere Massstäbe.
1. Vertraulichkeit und Datenstandort
VR-Sitzungen behandeln das Vertraulichste, was ein Unternehmen hat: Strategie, Personal, M&A, Zahlen vor der Publikation. Generische Meeting-Tools verarbeiten Aufnahmen typischerweise in ausländischen Clouds, und je nach Anbieter und gewählten Einstellungen können Inhalte auch zur Verbesserung der Modelle beigezogen werden. Für ein Team-Standup mag das Risiko tragbar sein - für ein Gremium mit Geheimhaltungspflichten ist es das in aller Regel nicht. Massstab sollte sein: Schweizer bzw. klar geregelter Datenstandort, keine Verwendung der Inhalte für Modelltraining, und ein Anbieter, der Governance-Anforderungen versteht.
2. Ein Protokoll ist kein Transkript
Was Notiz-Tools liefern, sind Gesprächsnotizen. Was der Verwaltungsrat braucht, ist ein Protokoll im Sinne von Art. 713 OR: strukturiert nach Traktanden, mit präzise festgehaltenen Beschlüssen, Verantwortlichkeiten und am Ende zwei Unterschriften. Der Weg von der Rohnotiz zum rechtsgültigen Dokument bleibt bei generischen Tools Handarbeit - womit der eigentliche Zeitfresser gar nicht gelöst ist. Was rechtlich zählt und wie ein brauchbares Protokoll aufgebaut ist, steht im Beitrag Das VR-Sitzungsprotokoll und Art. 713 OR.
Ein KI-Protokoll, das aus Aufnahme, Traktandenliste und Organisationskontext direkt einen strukturierten Entwurf im richtigen Format erzeugt, setzt eine Stufe höher an: redigieren statt abtippen.
3. Schweizer Sitzungsrealität
In Schweizer Gremien wechseln sich Schweizerdeutsch und Hochdeutsch ab, oft mitten im Satz, dazu französische oder englische Einwürfe. Generische Transkription ist dafür selten gebaut. Eine Live-Aufnahme, die auf diese Sitzungsrealität trainiert ist, macht den Unterschied zwischen einem brauchbaren Entwurf und einer Fehlersuche.
4. Wer sieht eigentlich die Aufnahme?
Im Team-Tool landet die Aufnahme beim Organisator und wird per Link geteilt. Im Gremium ist genau das die falsche Antwort: Aufnahme, Transkript und Protokoll sind so vertraulich wie die Sitzung selbst und gehören unter dieselbe Zugriffskontrolle wie alle Sitzungsunterlagen - inklusive der Frage, was eine KI-Suche wem beantwortet. Wie Wissen aus Sitzungen nutzbar wird, ohne die Kontrolle zu verlieren, zeigt der Ablauf KI-Suche für Gremien.
Fazit
Die Frage ist nicht, ob KI in die Gremienarbeit gehört - sie ist längst da, und der Effizienzgewinn ist real. Die Frage ist, ob das Werkzeug für den Kontext gebaut wurde: Vertraulichkeit, Schweizer Datenstandort, Protokoll statt Notiz, Rechte statt Links. Den vollständigen Weg von der Aufnahme zum unterschriebenen Protokoll zeigt dieser Ablauf.