Das Gedächtnis Ihres Gremiums - jederzeit abfragbar
Was beschlossen, vertagt oder noch offen ist, abfragbar über alle vergangenen Sitzungen.
- Protokolle, Unterlagen und Verträge an einem sicheren Ort
- Fragen in Alltagssprache, Antworten mit Quellenangabe
- Was jemand nicht sehen darf, bleibt auch für die KI gesperrt
Typisch für: Verwaltungsräte und Geschäftsleitungen, die frühere Entscheide schnell wiederfinden müssen.
EinblickDer Ablauf in Bildern
Im Detail
Wie oft haben wir das gehört: Kurz nach der Sitzung weiss niemand mehr genau, was beschlossen wurde. Es geht per WhatsApp herum, oder jemand fragt das Sekretariat: «Wann haben wir das nochmals entschieden?» Vielleicht weiss es die Person zufällig - vielleicht antwortet sie auch falsch. Also wühlt man sich durch Protokolle und Excel-Listen der letzten Monate. Genau diese Lücke füllt dieser Ablauf: das Wissen Ihres Gremiums, in Sekunden abfragbar.
01
Alles Wissen an einem sicheren Ort
Protokolle, Unterlagen und Verträge liegen strukturiert und versioniert im Dokumenten-Hub, mit klaren Zugriffsrechten.
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Protokolle, Unterlagen und Verträge liegen im Dokumenten-Hub - strukturiert, versioniert und mit klaren Zugriffsrechten. Alles, was Sie hochladen oder mit HeyEla protokollieren, wird Teil des Gedächtnisses Ihres Gremiums. Was jemand nicht sehen darf, bleibt auch für die KI gesperrt.
02
Fragen statt suchen
Sie fragen in Alltagssprache und erhalten in Sekunden eine Antwort mit Quelle. Ein Klick führt zum Dokument.
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Die KI-Suche macht dieses Wissen abfragbar: Dokumente und Protokolle werden vektorisiert, und Sie fragen in Alltagssprache - «Was haben wir zur Nachfolgeregelung beschlossen?» Die Antwort kommt in Sekunden, mit Quellenangabe; ein Klick führt zurück zum Protokoll oder Dokument. Kein Wühlen mehr in alten Ablagen.
03
Wechsel im Gremium? Das Wissen bleibt
Neue Mitglieder finden schnell in ein Mandat, und das Wissen bleibt, wenn jemand geht.
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Neu im Verwaltungsrat? Fragen Sie HeyEla, was in den letzten Sitzungen diskutiert wurde, welche Beschlüsse gefallen sind, wer woran arbeitet und was seit langem offen ist - der schnellste Einstieg in ein neues Mandat. Und wenn die Person geht, die immer alles wusste? Ihr Wissen bleibt strukturiert erhalten und abfragbar, statt mit der Pensionierung zu verschwinden.
04
Die KI kennt Ihren Kontext
HeyEla lernt Fachbegriffe, Schreibweisen und Vorgaben Ihrer Organisation kennen.
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Mit KI-Anweisungen & Memory lernt HeyEla Ihre Organisation kennen: Fachbegriffe, Schreibweisen, wiederkehrende Vorgaben. Antworten und Entwürfe klingen nach Ihrem Gremium - nicht nach einem generischen Chatbot.
Funktion in HeyEla
KI-Anweisungen & Memory
HeyEla beibringen, wie Ihre Organisation arbeitet
Funktion ansehen05
Der nächste Schritt: vom Antworten zum MitarbeitenIn Vorbereitung
Der Agent soll Aufträge über mehrere Schritte abarbeiten, immer innerhalb Ihrer Zugriffsrechte.
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Der HeyEla Agent geht über die Suche hinaus: Er soll Aufträge selbstständig über mehrere Schritte abarbeiten, Informationen zusammentragen und das Gremium regelmässig über relevante Veränderungen informieren - immer innerhalb Ihrer Zugriffsrechte. Der Agent ist als nächster Ausbauschritt angekündigt (coming soon).
Funktion in HeyEla
HeyEla Agent
Ein Agent, der für Ihre Organisation arbeitet
Funktion ansehenDer Ablauf
Von der Aufnahme bis zu den Aufgaben - fünf Schritte, eine Plattform
Schritt 1
Aufnahme
Sitzung im Browser aufnehmen, einen Meeting-Bot schicken oder eine bestehende Audiodatei hochladen.
Schritt 2
Transkript
Automatische Transkription mit Sprecherzuordnung, auch wenn Schweizerdeutsch und Hochdeutsch sich abwechseln.
Schritt 4
Signieren & exportieren
Digital unterzeichnen, für Ihre Ablage exportieren und das fertige Protokoll im Gremium verteilen.
Schritt 5
Aufgaben & Pendenzen
Aufgaben entstehen aus den Beschlüssen - nichts aus der Sitzung geht verloren.
In einem neuen Mandat habe ich HeyEla gefragt, was das Gremium zu einem Thema in den letzten zwei Jahren entschieden hat. Die Antwort kam sofort, mit den Fundstellen. Genau so stelle ich mir das Gedächtnis eines Gremiums vor.
Häufige Fragen
Respektiert die KI-Suche die Zugriffsrechte?
Ja. Die KI beantwortet nur, was die fragende Person auch selbst einsehen dürfte. Berechtigungen gelten für Dokumente, Sitzungen und KI-Antworten gleichermassen.
Woher weiss ich, dass eine Antwort stimmt?
Jede Antwort verweist auf ihre Quelle - das Protokoll oder Dokument, aus dem sie stammt. Ein Klick öffnet die Stelle, sodass sich jede Aussage in Sekunden verifizieren lässt.
Funktioniert das auch mit bestehenden, älteren Dokumenten?
Ja. Bestehende Protokolle und Dokumente laden Sie in den Dokumenten-Hub, danach stehen sie der KI-Suche zur Verfügung. Neues Wissen entsteht mit jeder Sitzung automatisch.
Hilft das neuen Verwaltungsratsmitgliedern beim Einstieg?
Ja. Neue Mitglieder fragen HeyEla direkt: Was waren die letzten Beschlüsse? Wer macht was? Was ist seit langem offen? Die Historie liegt am richtigen Ort, statt in privaten Ordnern früherer Mitglieder.
Was passiert mit dem Wissen, wenn jemand das Gremium verlässt?
Es bleibt der Organisation erhalten. Protokolle, Dokumente und Beschlüsse sind strukturiert abgelegt und bleiben abfragbar - das Gremium hängt nicht mehr davon ab, dass eine einzelne Person alles im Kopf hat.
In welcher Sprache kann ich fragen?
In der Sprache, in der Sie HeyEla nutzen. Deutsch, Französisch und Englisch sind vorgesehen; die Antwort kommt aus den Dokumenten, auf die Sie Zugriff haben.
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Verwandte Funktionen
Nächster Schritt
Stellen Sie Ihre erste Frage in der Demo
Bringen Sie eine echte Frage aus Ihrem Gremienalltag mit - wir zeigen, wie HeyEla sie aus Protokollen und Dokumenten beantwortet.