Vom Entwurf zur Unterschrift, ohne Drucker
Vom Entwurf zum unterschriebenen Protokoll, ohne eine Seite zu drucken.
Protokoll · Bereit zur Signatur
Im Umlauf
Empfänger
Das bringt es Ihnen
Unterschreiben von überall
Handy oder Laptop. Kein Drucken, kein Nachlaufen für Unterschriften.
Sehen, wer noch fehlt
Der Status bleibt sichtbar, bis jede Unterschrift da ist.
Automatisch abgelegt
Das signierte Protokoll landet in der Ablage inklusive Audit-Trail.
Signatur-Workflow
Sequentiell oder parallel unterschreiben, Status wird automatisch nachgeführt.
Wiederverwendbare Unterschrift
Einmal hinterlegen, danach in Sekunden erneut einsetzen.
Alles bleibt in HeyEla
Entwurf, Umlauf, Signatur und Ablage mit Audit-Trail an einem Ort.
Im Detail
Weil ein fertiges Protokoll oft im Ordner liegen blieb
Nach der Freigabe leiten Sie das Protokoll zur digitalen Unterschrift weiter. Mitglieder unterschreiben am Laptop oder mobil; der Status bleibt sichtbar, bis alle gezeichnet haben. Das signierte Dokument landet mit Audit-Trail in der Ablage.
Kein Drucken, kein Nachlaufen für nasse Unterschriften. Der gesamte Weg bleibt in HeyEla: vom Entwurf über den Umlauf bis zur signierten Ablage. Ihre hinterlegte Unterschrift können Sie jederzeit wiederverwenden, sodass künftige Signatur-Durchläufe besonders schnell gehen.
Sobald alle unterschrieben haben, ist das Protokoll verbindlich abgelegt und für die berechtigten Personen in der Organisation sichtbar, ohne dass Sie den Prozess in einem weiteren Tool nachziehen müssen.
Das Schreiben war nur die halbe Arbeit. Umlauf und Nachweis, wer wann unterschrieben hat, die andere. Digitale Signatur schliesst diesen Kreis in HeyEla: ohne Drucker, ohne Nachlaufen, mit wiederverwendbarer Unterschrift für schnelle Durchläufe.
Der Ablauf
Von der Aufnahme bis zu den Aufgaben - fünf Schritte, eine Plattform
Schritt 1
Aufnahme
Sitzung im Browser aufnehmen, einen Meeting-Bot schicken oder eine bestehende Audiodatei hochladen.
Schritt 2
Transkript
Automatische Transkription mit Sprecherzuordnung, auch wenn Schweizerdeutsch und Hochdeutsch sich abwechseln.
Sie sind hier
Signieren & exportieren
Digital unterzeichnen, für Ihre Ablage exportieren und das fertige Protokoll im Gremium verteilen.
Schritt 5
Aufgaben & Pendenzen
Aufgaben entstehen aus den Beschlüssen - nichts aus der Sitzung geht verloren.
Für wen
Für die Menschen, die die Sitzung führen
Sekretariat & Assistenz
Verschickt das freigegebene Protokoll zur Unterschrift und verfolgt den Stand, statt Papier durch die Post zu schicken.
Präsidium
Unterschreibt Protokolle unterwegs auf dem Handy - die Sitzung ist damit auch formal abgeschlossen.
VR-Mitglieder
Signieren in Minuten statt beim nächsten physischen Treffen - Beschlüsse werden schneller rechtsgültig dokumentiert.
Häufige Fragen
Welche Signaturtypen deckt HeyEla ab?
In der Schweiz gibt es drei Stufen: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur (EES, FES, QES). HeyEla bildet aktuell die einfache elektronische Signatur (EES) ab. Das reicht für Verwaltungsratsprotokolle in der Regel aus.
Können Mitglieder mobil unterschreiben?
Ja. Mitglieder öffnen den Link und unterschreiben auf Laptop, Tablet oder Smartphone.
Was passiert, wenn alle unterschrieben haben?
Das signierte Protokoll landet im Dokumenten-Hub, inkl. Audit-Trail, wer wann unterschrieben hat.
Wie unterschreibe ich ein Sitzungsprotokoll digital?
Nach der Freigabe startet das Sekretariat den Signaturlauf; alle Unterzeichnenden erhalten eine Einladung und signieren digital - auch mobil.
Sehe ich, wer noch nicht unterschrieben hat?
Ja. Der Signaturstand ist jederzeit sichtbar, und fertige Dokumente werden automatisch abgelegt und verteilt.
Mehr entdecken
Verwandte Funktionen
Passende Anwendungsfälle
Nächster Schritt
HeyEla mit Ihrem Anwendungsfall sehen
Eine fokussierte 45-Minuten-Demo mit Ihrem Sitzungsablauf, oder den Business Case in etwa 90 Sekunden abschätzen.