Vom gesprochenen Wort zum unterschriebenen Protokoll
Vom Raum zum unterschriebenen Protokoll, ohne wieder einen Sonntagabend am Laptop.
- Aufnahme vor Ort, remote oder als Upload, auch auf Schweizerdeutsch
- Strukturierter Entwurf aus Transkript, Traktanden und Unterlagen
- Digital unterschrieben oder als Word und PDF in Ihre Ablage
Typisch für: Präsidien, Sekretariate und Protokollführende - besonders bei mehreren Mandaten mit mehreren Sitzungen pro Woche.
EinblickDer Ablauf in Bildern
Im Detail
Hier hat HeyEla angefangen. Wir haben gesehen, wie Präsidien und Sekretariate in der Sitzung konzentriert zuhören, mitschreiben - und danach Stunden mit dem Protokoll verlieren. Wer mehrere Mandate hat, schreibt in derselben Woche gleich mehrere. Dieser Ablauf zeigt, wie daraus Minuten werden, ohne dass das Gremium die Kontrolle abgibt.
01
Sitzung aufnehmen - vor Ort, remote oder als Upload
Live im Browser transkribiert oder als bestehende Aufnahme hochgeladen, automatisch alle fünf Sekunden gesichert.
Mehr lesenWeniger anzeigen
Die Sitzung wird mit der Live-Aufnahme direkt im Browser erfasst und in Echtzeit transkribiert - auch wenn Schweizerdeutsch und Hochdeutsch sich abwechseln. Genauso gut laden Sie eine bestehende Aufnahme einfach hoch; Sie müssen nicht einmal in unserer App aufnehmen. Die Aufnahme speichert alle fünf Sekunden automatisch, und wer ganz sichergehen will, nimmt mit zwei Geräten parallel auf. Es geht keine Sitzung verloren.
02
Der Entwurf entsteht aus Kontext, nicht nur aus Worten
Aus Transkript, Traktanden und Unterlagen entsteht ein strukturierter Entwurf, den Sie im Editor per Anweisung anpassen.
Mehr lesenWeniger anzeigen
Aus Transkript, Traktanden und Organisationskontext erstellt HeyEla ein strukturiertes KI-Protokoll nach Sitzungstyp. Was wir früh gelernt haben: Je mehr Unterlagen Sie mitgeben, desto besser der Entwurf. Im Editor prüfen Sie das Ergebnis und passen es mit dem KI-Editor per Anweisung an - kürzer, ausführlicher, detaillierter. Fällt Ihnen später ein Anhang ein, etwa die gezeigte Präsentation, laden Sie ihn nach und lassen den Entwurf neu generieren.
03
Teilen, was geteilt werden darf
Braucht die Bank nur einen Beschluss, entsteht in Sekunden ein Protokollauszug. Der Rest bleibt vertraulich.
Mehr lesenWeniger anzeigen
Braucht die Bank oder die Revisionsstelle nur einen Beschluss, erstellt der Protokollauszug in Sekunden ein eigenes Dokument - der Rest des Protokolls bleibt vertraulich.
Funktion in HeyEla
Protokollauszug
Nur die relevanten Teile eines Protokolls teilen
Funktion ansehen04
Digital unterschreiben und ablegen
Nach der Freigabe signieren alle Unterzeichnenden digital, auch mobil. Das Protokoll wird abgelegt und verteilt.
Mehr lesenWeniger anzeigen
Nach der Freigabe startet der Signaturlauf: Alle Unterzeichnenden signieren mit der digitalen Signatur - auch mobil. Das fertige Protokoll wird automatisch abgelegt und verteilt.
05
Passt in Ihre Abläufe - nicht umgekehrt
Sie können nur diesen einen Schritt nutzen und das Protokoll als Word oder PDF in Ihre gewohnte Ablage exportieren.
Mehr lesenWeniger anzeigen
HeyEla schreibt Ihnen keinen Prozess vor. Sie können nur diesen einen Schritt nutzen - Audio und Unterlagen rein, fertiges Protokoll raus - und alles andere lassen, wie es ist. Der Export nach Word oder PDF bringt das Protokoll zurück in Ihre gewohnte Ablage und Ihre bestehenden Prozesse. Kaum Change Management, sofortiger Zeitgewinn. Aus genau diesem ersten Use Case und unseren ersten Nutzern sind alle weiteren entstanden.
Der Ablauf
Von der Aufnahme bis zu den Aufgaben - fünf Schritte, eine Plattform
Schritt 1
Aufnahme
Sitzung im Browser aufnehmen, einen Meeting-Bot schicken oder eine bestehende Audiodatei hochladen.
Schritt 2
Transkript
Automatische Transkription mit Sprecherzuordnung, auch wenn Schweizerdeutsch und Hochdeutsch sich abwechseln.
Schritt 4
Signieren & exportieren
Digital unterzeichnen, für Ihre Ablage exportieren und das fertige Protokoll im Gremium verteilen.
Schritt 5
Aufgaben & Pendenzen
Aufgaben entstehen aus den Beschlüssen - nichts aus der Sitzung geht verloren.
Früher habe ich den Sonntagabend mit dem Protokoll verbracht. Heute prüfe ich nach der Sitzung einen Entwurf, korrigiere zwei, drei Formulierungen und gebe frei. Das Protokoll ist am selben Tag verschickt.
Häufige Fragen
Wie lange dauert der Weg von der Sitzung zum fertigen Protokoll?
Der Entwurf steht kurz nach der Sitzung bereit. Teams berichten, dass die Nachbearbeitung oft rund 80% schneller geht - aus Abenden werden Minuten.
Bleibt das Gremium rechtlich verantwortlich für das Protokoll?
Ja. HeyEla liefert den strukturierten Entwurf; Prüfung, Freigabe und Unterschrift bleiben beim Gremium. Die KI ersetzt nicht die Verantwortung, sie beseitigt die Tipparbeit.
Funktioniert das auch mit Schweizerdeutsch in der Sitzung?
Ja. Die Transkription ist auf Schweizer Sitzungsrealität ausgelegt - schweizerdeutsche Wortmeldungen und hochdeutsche Passagen in derselben Sitzung sind der Normalfall.
Müssen wir dafür unsere Sitzungsabläufe oder Software wechseln?
Nein. HeyEla funktioniert neben Ihren bestehenden Tools: Audio hochladen, Unterlagen anhängen, Protokoll als Word oder PDF exportieren - abgelegt und geteilt wird, wo Sie es heute tun.
Kann ich das Protokoll als Word oder PDF exportieren?
Ja. Nach Prüfung und Freigabe exportieren Sie nach Word oder PDF, oder Sie starten den digitalen Signaturlauf. Ablage und Versand bleiben dort, wo Sie sie heute führen.
Mehr entdecken
Aus dem Blog
22. Oktober 2026
Verwaltungsratsprotokoll elektronisch unterzeichnen: EES, QES und was das OR verlangt
Das OR verlangt zwei Unterschriften unter dem VR-Protokoll, aber keine bestimmte Form. Was EES und QES unterscheidet und was bei der Aufbewahrung gilt.
20. Oktober 2026
Der Protokollauszug im Verwaltungsrat: wer ihn verlangt, was hineingehört und wie er entsteht
Was ein Protokollauszug ist, wann Handelsregister, Bank, Notariat oder Revisionsstelle einen Beschlussauszug brauchen und was er enthalten muss. Mit Muster.
24. August 2026
Sitzungen aufnehmen und protokollieren: was in der Praxis wirklich schiefgeht
Schweizerdeutsch, Sprachwechsel, Verbindungsabbrüche, achtstündige Workshops: warum die Transkription heute das kleinere Problem ist und worauf es beim Aufnehmen von Gremiensitzungen wirklich ankommt.
Verwandte Funktionen
Nächster Schritt
Sehen Sie den Ablauf an Ihrer eigenen Sitzung
In einer Demo zeigen wir den Weg von der Aufnahme zum unterschriebenen Protokoll - gern mit Ihrem Sitzungstyp und Ihren Vorlagen.