Zwischen dem fertigen und dem unterzeichneten Protokoll liegen in vielen Gremien mehrere Wochen. Das Protokoll wird ausgedruckt, beim nächsten physischen Treffen unterschrieben, eingescannt und abgelegt. Selten steckt dahinter eine bewusste Entscheidung, meistens ist es Unsicherheit darüber, was rechtlich eigentlich verlangt ist.
Ein Verwaltungsratsprotokoll elektronisch zu unterzeichnen heisst, dass die vorsitzende Person und die Protokollführung das Protokoll nach Art. 713 Abs. 3 OR mit einer elektronischen Signatur unterschreiben statt mit Tinte auf Papier. Welche Signaturstufe dafür genügt, hängt davon ab, ob für das Protokoll eine gesetzliche Schriftform gilt. (Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.)
Art. 713 Abs. 3 OR verlangt zwei Unterschriften, aber keine bestimmte Form
Die Vorgabe ist knapp. Über die Verhandlungen und Beschlüsse des Verwaltungsrats ist ein Protokoll zu führen, das von der vorsitzenden Person und von der Protokollführung unterzeichnet wird. Es braucht also zwei Unterschriften und nicht die des ganzen Gremiums.
Form, Sprache und Detailgrad des Protokolls regelt das Gesetz nicht, wir haben das im Artikel über Art. 713 OR ausführlicher beschrieben. Für die Unterschrift gilt dasselbe: Das OR verlangt eine Unterzeichnung, sagt aber nicht, dass sie eigenhändig auf Papier erfolgen muss.
Für das VR-Protokoll gilt nach herrschender Auffassung keine Schriftform
Im Schweizer Recht gibt es Rechtsgeschäfte, für die das Gesetz die Schriftform vorschreibt, etwa die Bürgschaft oder die Abtretung einer Forderung. Schriftform heisst nach Art. 13 ff. OR eigenhändige Unterschrift. Elektronisch ist ihr nach Art. 14 Abs. 2bis OR nur die qualifizierte elektronische Signatur gleichgestellt, die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbunden ist.
Das Verwaltungsratsprotokoll gehört nach herrschender Praxisauffassung nicht zu diesen Fällen. Art. 713 Abs. 3 OR ist eine Ordnungsvorschrift des Organisationsrechts und keine Formvorschrift für ein Rechtsgeschäft. Daraus folgt, dass für die Unterzeichnung eines Protokolls in aller Regel eine einfache elektronische Signatur genügt.
Diese Einschätzung ist verbreitet, sie bleibt aber eine Rechtsauffassung und ist im Gesetz nicht ausdrücklich geregelt. Wer in einem regulierten Umfeld arbeitet oder damit rechnet, dass ein Protokoll später in einem Verfahren als Beweis dienen muss, klärt die Frage für den eigenen Fall ab.
EES, FES und QES unterscheiden sich vor allem im Identitätsnachweis
Die drei Begriffe werden oft vermischt, obwohl sie recht Unterschiedliches meinen. Den rechtlichen Rahmen für die höheren Stufen setzt das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES).
Die einfache elektronische Signatur (EES) belegt, dass eine Person einem Dokument bewusst zugestimmt hat. Einen förmlichen Identitätsnachweis enthält sie nicht. Ihre Beweiskraft ergibt sich aus dem Zusammenhang, also aus der Aufzeichnung des Signaturvorgangs und daraus, dass nachvollziehbar ist, wer wann unterschrieben hat.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ist eindeutig einer Person zugeordnet und so mit dem Dokument verbunden, dass eine nachträgliche Änderung erkennbar wird.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) beruht auf einem qualifizierten Zertifikat eines anerkannten Anbieters, und die unterzeichnende Person muss sich vorgängig identifizieren. Mit einem qualifizierten Zeitstempel verbunden, ist sie der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt.
Die QES ist damit nicht für jeden Zweck die bessere Signatur, sondern die aufwendigere für jene Fälle, in denen das Gesetz Schriftform verlangt. Für ein Protokoll ohne Schriftform bringt sie vor allem zusätzliche Schritte für alle Beteiligten.
Im Streitfall zählt die Nachvollziehbarkeit mehr als die Signaturstufe
Ist die Formfrage geklärt, verschiebt sich die eigentliche Anforderung. Entscheidend ist dann, wer wann unterschrieben hat, in welcher Reihenfolge, auf welcher Fassung des Dokuments und ob danach noch etwas verändert wurde. Diese Fragen lassen sich elektronisch besser beantworten als auf Papier, weil ein eingescanntes Blatt keinen Verlauf mitführt.
Unterzeichnete Protokolle werden mindestens zehn Jahre aufbewahrt
Art. 958f OR verlangt für Geschäftsbücher und Buchungsbelege eine Aufbewahrung von zehn Jahren, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres. VR-Protokolle werden in der Praxis mindestens ebenso lange aufbewahrt, und viele Gesellschaften behalten sie für die ganze Dauer ihres Bestehens.
Für die elektronische Aufbewahrung gilt zusätzlich die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Vereinfacht gesagt müssen die Unterlagen während der ganzen Frist lesbar und verfügbar bleiben, und Veränderungen müssen erkennbar sein.
Für das unterzeichnete Protokoll heisst das vor allem zweierlei. Es liegt in einem Format vor, das sich auch in zehn Jahren noch öffnen lässt, in der Regel als PDF, und der Nachweis, wer es unterzeichnet hat, liegt beim Dokument und nicht getrennt davon. Ausserdem sollte es sich aus dem System exportieren lassen, ohne dass dieses System dafür weiter bestehen muss.
Wenn ein Empfänger eine andere Unterschrift verlangt
Neu stellt sich die Frage nach der Signaturstufe meistens dann, wenn ein Beschluss das Haus verlässt. Das Handelsregisteramt verlangt für Belege in der Regel das handschriftlich unterzeichnete Original oder, bei elektronischer Einreichung, eine qualifizierte elektronische Signatur. Banken haben oft eigene Vorgaben. Welche Form akzeptiert wird, legt die empfangende Stelle fest, und es lohnt sich, das vor dem Unterzeichnen abzuklären.
Verschickt wird in diesen Fällen selten das ganze Protokoll, sondern ein Auszug mit dem betreffenden Beschluss. Wer ihn verlangt, was hineingehört und wie er entsteht, steht im Artikel über den Protokollauszug im Verwaltungsrat.
So wird ein Protokoll in HeyEla unterzeichnet
In HeyEla geht das freigegebene Protokoll direkt in den Umlauf, sequentiell oder parallel, je nachdem, wie es das Gremium handhabt. Unterschrieben wird mit der digitalen Signatur auf Laptop, Tablet oder Smartphone. Die eigene Unterschrift wird einmal hinterlegt und danach wiederverwendet, und der Status zeigt jederzeit, wer noch fehlt.
Nach der letzten Unterschrift liegt das Protokoll im Dokumenten-Hub, mit einem Audit-Trail, der festhält, wer wann unterschrieben hat. Das signierte Protokoll liegt als PDF vor und lässt sich herunterladen, auch für die Ablage ausserhalb von HeyEla.
HeyEla bildet die einfache elektronische Signatur (EES) ab. Das ist eine bewusste Wahl und für das Verwaltungsratsprotokoll nach Art. 713 OR praxisgerecht. Verlangt ein Empfänger eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), steht sie in HeyEla als Add-on zur Verfügung. Für ein handschriftlich unterzeichnetes Original wird das Dokument exportiert und auf dem verlangten Weg unterschrieben.
Das Protokoll, das in den Umlauf geht, entsteht in HeyEla meistens aus der Aufnahme der Sitzung. Die KI-Protokolle erstellen daraus einen strukturierten Entwurf, den Vorsitz und Protokollführung prüfen und freigeben, und Teams sparen damit typischerweise rund 80% der früheren Protokollzeit.
Fazit
Für das Verwaltungsratsprotokoll verlangt das OR zwei Unterschriften und keine bestimmte Form. Nach herrschender Auffassung genügt deshalb in aller Regel die einfache elektronische Signatur, und der Umweg über Drucker und nächste Sitzung ist nicht nötig. Wichtiger als die Signaturstufe ist, dass lückenlos nachvollziehbar bleibt, wer wann welche Fassung unterzeichnet hat.
Häufige Fragen
Muss ein Verwaltungsratsprotokoll handschriftlich unterschrieben werden? Nach herrschender Praxisauffassung nicht. Art. 713 Abs. 3 OR verlangt die Unterzeichnung durch die vorsitzende Person und die Protokollführung, schreibt aber keine bestimmte Form vor.
Genügt eine einfache elektronische Signatur? Für das Verwaltungsratsprotokoll in aller Regel ja, weil dafür keine gesetzliche Schriftform gilt. Eine qualifizierte elektronische Signatur braucht es dort, wo das Gesetz Schriftform verlangt oder eine empfangende Stelle sie vorschreibt. In regulierten Umfeldern lohnt sich eine Abklärung für den eigenen Fall.
Müssen alle Mitglieder des Verwaltungsrats unterschreiben? Nein. Das Gesetz verlangt die Unterschriften der vorsitzenden Person und der Protokollführung. Viele Gremien genehmigen das Protokoll zusätzlich an der nächsten Sitzung, das ist aber keine gesetzliche Unterschriftspflicht der übrigen Mitglieder.
Wie lange muss ein unterzeichnetes Protokoll aufbewahrt werden? In der Praxis mindestens zehn Jahre, in Anlehnung an Art. 958f OR und gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres. Bei elektronischer Aufbewahrung gelten zusätzlich die Anforderungen der GeBüV an Lesbarkeit und Unveränderbarkeit.