Im Herbst plant ein Verwaltungsrat nicht nur die nächste Sitzung, sondern das ganze nächste Jahr. Das Budget steht an, die Generalversammlung und der Strategietag brauchen einen Termin, und was jetzt nicht festgelegt wird, muss im Frühling unter Zeitdruck zusammengesucht werden.
Ein Jahresplan des Verwaltungsrats ist die Übersicht über alle Sitzungen eines Geschäftsjahres, zusammen mit den Themen und Fristen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt behandelt werden müssen. In vielen Gesellschaften heisst er auch Sitzungskalender oder Jahresprogramm.
Warum Governance zu einem guten Teil Kalenderarbeit ist
Viele Aufgaben des Verwaltungsrats sind an Termine gebunden. Art. 716a Abs. 1 OR zählt die unübertragbaren Aufgaben auf, darunter die Finanzplanung, die Oberaufsicht über die Geschäftsführung, die Erstellung des Geschäftsberichts und die Vorbereitung der Generalversammlung. Einige davon haben eine gesetzliche Frist. Die ordentliche Generalversammlung findet innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres statt (Art. 699 Abs. 2 OR), und sie ist mindestens 20 Tage im Voraus einzuberufen (Art. 700 Abs. 1 OR).
Rechnet man von dort zurück, ergibt sich ein grosser Teil des Jahres fast von selbst. Vor der Einladung zur GV muss der Verwaltungsrat den Geschäftsbericht und seine Anträge verabschieden. Davor braucht er die Jahresrechnung und, wo es eine Revisionsstelle gibt, deren Bericht. Und die Geschäftsleitung braucht für den Abschluss einige Wochen Vorlauf.
In der Führungslehre wird dieser Zusammenhang als Interdependenz der Führungsinstrumente beschrieben, so unterrichtet unter anderem an der Swiss Board School. Der Führungskalender legt fest, welche Themen über das Jahr wiederkehren. Der Sitzungskalender verteilt sie auf konkrete Termine. Und aus beidem entsteht die Traktandenliste der einzelnen Sitzung. Je abstrakter die Ebene, desto weiter reicht sie in die Zukunft.
Die wiederkehrenden Traktanden über das Jahr
Wie ein Jahresplan aussieht, hängt von der Gesellschaft ab. Für eine Gesellschaft, deren Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, mit vier ordentlichen Sitzungen und einem Strategietag, könnte er etwa so aussehen:
| Zeitpunkt | Sitzung | Schwerpunkte |
|---|---|---|
| Februar bis März | Sitzung zum Jahresabschluss | Jahresrechnung und Geschäftsbericht, Bericht der Revisionsstelle, Antrag zur Gewinnverwendung, Einberufung der GV |
| Mai bis Juni | Generalversammlung, danach Sitzung zur Konstituierung | Wahlen, Ausschüsse, Zeichnungsberechtigungen |
| August bis September | Halbjahressitzung und Strategietag | Halbjahreszahlen, Überprüfung der Strategie, Risikobeurteilung |
| November bis Dezember | Budgetsitzung | Budget und Mittelfristplanung, Ziele der Geschäftsleitung, Jahresplan des Folgejahres |
Dazu kommen Themen, die in jede Sitzung gehören: der Geschäftsgang mit den aktuellen Zahlen, die Liquidität, die offenen Pendenzen und die Genehmigung des letzten Protokolls. Die Zahlungsfähigkeit gehört seit der Aktienrechtsrevision ausdrücklich zu dem, was der Verwaltungsrat überwacht (Art. 725 Abs. 1 OR), und ein fester Platz auf jeder Traktandenliste ist dafür der einfachste Weg.
Für den Jahresplan zählt vor allem, dass die Vorlaufzeiten mitgeplant werden. Ein Budget, das im Dezember verabschiedet werden soll, muss die Geschäftsleitung im Oktober erarbeiten. Wer im Jahresplan nur die Sitzung einträgt, aber nicht den Termin, bis zu dem die Unterlagen vorliegen müssen, plant die halbe Arbeit.
Vom Jahresplan bis zur Pendenz
Der Jahresplan ist der Anfang einer Kette, und die Glieder hängen enger zusammen, als es im Alltag oft aussieht.
Aus dem Jahresplan ergibt sich, welche Themen in der nächsten Sitzung fällig sind. Diese Themen gehen in die Einladung und bilden zusammen mit den offenen Pendenzen und dem, was vertagt wurde, die Traktandenliste. Wie das im Einzelnen abläuft, haben wir im Artikel über die Sitzungsvorbereitung im Verwaltungsrat beschrieben.
In der Sitzung entstehen Beschlüsse, und das Protokoll hält fest, wer was bis wann erledigt. Diese Pendenzen haben einen Termin, und der Termin fällt fast immer auf eine künftige Sitzung. Damit schliesst sich der Kreis: Was im Protokoll als Auftrag steht, gehört im Jahresplan zur Sitzung, in der darüber berichtet wird. Mehr dazu im Artikel über Pendenzen aus VR-Beschlüssen.
Bricht die Kette an einer Stelle, merkt man es meistens erst später. Eine Pendenz, die keiner Sitzung zugeordnet ist, taucht auf keiner Traktandenliste auf. Ein Pflichtthema, das nicht im Jahresplan steht, fällt erst auf, wenn die Frist knapp wird.
Wie diese Kette in HeyEla zusammenhängt, vom Jahresplan über die Vorbereitung und das Pre-Read bis zum unterschriebenen Protokoll, zeigt der folgende Kurzfilm.
Was im Jahresplan leicht untergeht
Die grossen Termine stehen in fast jedem Jahresplan, weil sie von aussen vorgegeben sind. Leichter untergehen die Themen, die keinen festen Anlass haben und deshalb nie dringend wirken:
- die Selbstbeurteilung des Verwaltungsrats, also die Frage, wie das Gremium selbst arbeitet
- die Nachfolgeplanung für Verwaltungsrat und Geschäftsleitung
- die Überprüfung von Organisationsreglement und Kompetenzordnung
- die Versicherungen, darunter die Organhaftpflicht
- die Zeichnungsberechtigungen nach personellen Wechseln
- Informationssicherheit und Datenschutz
Keines dieser Themen braucht jede Sitzung. Aber jedes braucht einen Platz im Jahr, und am einfachsten bekommt es ihn, wenn es bei der Jahresplanung im Herbst einer bestimmten Sitzung zugeteilt wird.
Wie der Jahresplan in HeyEla funktioniert
Der Jahresplan ist in HeyEla bewusst eine schlichte Funktion. Die Sitzungen werden in einer Quartalsansicht über ein bis zwei Jahre eingeplant, grob genug, dass man den Überblick behält, und konkret genug, dass jede Sitzung ein Datum hat. Dazu kommen Meilensteine wie die Generalversammlung oder der Jahresabschluss, die selbst keine Sitzung sind, aber den Takt vorgeben.
Offene Aufgaben und Themen lassen sich per Drag and Drop direkt auf eine künftige Sitzung legen. Eine Pendenz aus dem Protokoll, die bis zur Budgetsitzung erledigt sein soll, landet so dort, wo sie gebraucht wird.
Eine geplante Sitzung öffnet sich in HeyEla direkt in der Sitzungsvorbereitung. Dort schlägt HeyEla Traktanden aus früheren Sitzungen, offenen Pendenzen und Vorlagen vor, und die Themen, die im Jahresplan auf diese Sitzung gelegt wurden, sind schon da. Vergangene Sitzungen führen zum Protokoll. Der ganze Ablauf von der Planung bis zur Pendenz ist im Use Case Verwaltungsratssitzungen digital führen beschrieben.
Der Jahresplan ist für Verwaltungsräte gebaut, die weit über ein Jahr hinaus planen, und lässt sich genauso für Geschäftsleitungen und Projektteams nutzen.
Der richtige Zeitpunkt
Die meisten Gremien legen ihre Termine für das Folgejahr im vierten Quartal fest, oft in der Budgetsitzung. Das ist auch der beste Moment, um den Jahresplan nicht nur mit Daten, sondern mit Themen zu füllen: welche Pflichttraktanden in welche Sitzung gehören, wann die Geschäftsleitung welche Unterlagen liefert und wo die Themen ihren Platz bekommen, die sonst untergehen.