Verwaltungsratssitzungen digital führen - vom Jahresplan bis zur Pendenz
Vom Jahresplan zum unterschriebenen Protokoll und offenen Pendenzen: ein digitaler Faden.
- Das Sitzungsjahr mit Jahresplan und Themen im Voraus geplant
- Traktandenliste und Unterlagen an einem Ort, ohne E-Mail-Anhänge
- Pre-Read, Pendenzen und Dokumenten-Hub für das ganze Gremium
Typisch für: Präsidien und Sekretariate, die ein Gremium durch das ganze Sitzungsjahr steuern.
EinblickDer Ablauf in Bildern
Im Detail
Nach den ersten erfolgreichen Protokollen haben wir gemerkt: Ein Gremium führen ist mehr als ein Protokoll schreiben. Die Sitzung und ihr Protokoll bleiben das Kernergebnis - aber die eigentliche Arbeit liegt drumherum: planen, traktandieren, Unterlagen einsammeln, Pendenzen nachverfolgen. Dieser Ablauf zeigt, wie ein Gremium das ganze Sitzungsjahr in HeyEla organisiert.
01
Das Sitzungsjahr im Voraus planen
Sitzungen, Meilensteine und Themen für ein oder zwei Jahre, per Drag-and-drop auf die richtige Sitzung gezogen.
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Der Jahresplan legt Sitzungen und Meilensteine fest - fürs laufende Jahr oder gleich zwei Jahre im Voraus. Themen legen Sie einmal an und ziehen sie per Drag-and-drop auf die richtige Sitzung: Budget, Abschluss, Strategie. Als Präsidium haben Sie das Jahr in wenigen Klicks grob geplant, und jedes Mitglied sieht jederzeit, was wann ansteht.
02
Jede Sitzung vorbereiten - ohne E-Mail-Pingpong
Die KI entwirft die Traktandenliste, und CFO oder Gäste laden ihre Unterlagen per Link selbst hoch.
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Mit der Sitzungsvorbereitung entsteht die Traktandenliste an einem Ort - auf Wunsch erstellt die KI aus Ihren Themen und Pendenzen den ersten Entwurf, den Sie anpassen und als Vorlage wiederverwenden. Unterlagen sammeln Sie direkt auf der Plattform: CFO oder Gäste erhalten einen Link, laden ihre Dokumente selbst hoch und sehen dabei nur ihr eigenes Traktandum. Kein Hin- und Herschicken von Anhängen, es gilt immer die neueste Version.
03
Vorbereitet in die Sitzung gehen
Die Mitglieder erhalten Traktanden, Unterlagen, ein KI-Briefing pro Traktandum und einen KI-Chat an einem sicheren Ort.
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Sobald die Agenda steht, erhalten die Mitglieder ihr Pre-Read: Traktanden, Unterlagen, ein KI-Briefing pro Traktandum und einen KI-Chat an einem sicheren Ort. Jedes Mitglied markiert, zeichnet und kommentiert direkt in den Dokumenten - privat oder für alle Eingeladenen - und hat alles in der Sitzung griffbereit. Die Sitzungszeit gehört der Diskussion, nicht dem Vorlesen.
04
Nach der Sitzung: Beschlüsse, Pendenzen, Unterschrift
Aus Beschlüssen werden Pendenzen, das Protokoll wird digital unterschrieben, und externe Stellen erhalten nur einen Auszug.
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Aus Besprochenem und Beschlüssen entstehen Aufgaben im Aufgabenmanagement - jedes Mitglied sieht seine Pendenzen, das Präsidium den Gesamtstand. Das Protokoll wird digital unterschrieben und verteilt; braucht eine externe Stelle nur einen einzelnen Beschluss, geht ein Protokollauszug raus statt des ganzen Dokuments.
05
Alle Unterlagen an einem Ort - für das ganze Gremium
Alles liegt im Dokumenten-Hub: pro Sitzung ein Ordner, in der Schweiz gehostet, mit rollenbasiertem Zugriff.
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Alles, was dabei entsteht, liegt automatisch im Dokumenten-Hub: pro Sitzung ein Ordner, dazu Ihre eigene Ablagestruktur. Er dient dem Gremium als sichere Dateiablage - in der Schweiz gehostet, mit rollenbasiertem Zugriff. Wechselt jemand im Gremium, bleiben die Daten der Organisation erhalten.
Der Ablauf
Von der Aufnahme bis zu den Aufgaben - fünf Schritte, eine Plattform
Schritt 1
Aufnahme
Sitzung im Browser aufnehmen, einen Meeting-Bot schicken oder eine bestehende Audiodatei hochladen.
Schritt 2
Transkript
Automatische Transkription mit Sprecherzuordnung, auch wenn Schweizerdeutsch und Hochdeutsch sich abwechseln.
Schritt 4
Signieren & exportieren
Digital unterzeichnen, für Ihre Ablage exportieren und das fertige Protokoll im Gremium verteilen.
Schritt 5
Aufgaben & Pendenzen
Aufgaben entstehen aus den Beschlüssen - nichts aus der Sitzung geht verloren.
Einladung, Unterlagen, Protokoll, Pendenzen und Unterschrift liegen am selben Ort wie die Sitzung selbst. Ich suche nichts mehr in Mail-Anhängen zusammen, und vor der Sitzung sehe ich auf einen Blick, was offen ist.
Häufige Fragen
Was heisst «Verwaltungsratssitzungen digital führen» konkret?
Planung, Traktandenliste, Unterlagen, Protokoll und Pendenzen laufen in einem Werkzeug zusammen statt über E-Mail, Word und Excel. Die Sitzung selbst bleibt, wie Ihr Gremium sie führt - vor Ort, remote oder hybrid.
Wo geht heute am meisten Zeit verloren?
Beim Zusammensuchen: Unterlagen einsammeln, Versionen abgleichen, Mails verschicken, Pendenzen von Hand nachtragen. Wenn alles an einem Ort liegt und Wiederkehrendes aus dem Jahresplan kommt, schrumpft genau diese Arbeit.
Funktioniert das auch für Stiftungsräte und Kommissionen?
Ja. Der Ablauf ist derselbe für Verwaltungsräte, Stiftungsräte, Geschäftsleitungen und Kommissionen - Sitzungstypen und Vorlagen lassen sich pro Gremium einstellen.
Wie kommen Unterlagen von Geschäftsleitung, CFO oder Gästen in die Sitzung?
Per Link direkt auf die Plattform: Die eingeladene Person lädt ihre Dokumente selbst hoch und sieht nur das Traktandum, für das sie eingeladen ist. Niemand schickt Anhänge per E-Mail herum, und es gilt immer die neueste Version.
Erstellt die KI die Traktandenliste?
Den ersten Entwurf, ja - aus Ihren Themen, offenen Pendenzen und klassischen Sitzungspunkten. Sie passen ihn an und hinterlegen ihn als Vorlage, damit die nächste Sitzung noch schneller vorbereitet ist.
Wo liegen die Dokumente des Gremiums?
Im Dokumenten-Hub: pro Organisation ein eigener Space, pro Sitzung automatisch ein Ordner, dazu frei definierbare Strukturen. Er funktioniert wie eine sichere Dateiablage für das ganze Gremium - in der Schweiz gehostet, mit rollenbasiertem Zugriff.
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Nächster Schritt
Sehen Sie den Ablauf für Ihr Gremium
In einer Demo zeigen wir das Sitzungsjahr von der Planung bis zur Pendenzenkontrolle - gern anhand Ihrer eigenen Traktandenliste.