Tenir le procès-verbal, c’est tenir la mémoire du conseil
HeyEla se charge de la frappe. Ce qui figure au procès-verbal, c’est toujours vous qui le décidez.
- HeyEla tape, le jugement reste le vôtre
- Environ 80% de l’ancien temps de procès-verbal gagné
- Écouter en séance plutôt que prendre des notes
Typique pour : secrétaires du conseil, corporate secretaries, secrétariats généraux, services juridiques, assistantes et assistants de direction, et toutes les personnes qui tiennent le procès-verbal d’un organe.
AperçuDu plan annuel au procès-verbal signé
Avant et après
Le travail manuel autour du procès-verbal
Aujourd’hui
- Invitation et documents partent en plusieurs e-mails
- Une version tardive lance un nouveau fil d’e-mails
- En séance, vous notez chaque intervention
- Le dimanche soir, vous tapez le procès-verbal
- Vous récoltez les signatures par courrier ou par scan
- Vous tenez les pendances à la main dans Excel
Avec HeyEla
- Invitation et Pre-Read partent en un clic
- Une nouvelle version remplace l’ancienne, sans nouvel e-mail
- L’enregistrement tourne, vous suivez la discussion
- Après la séance, un projet structuré par point
- La circulation montre qui doit encore signer
- HeyEla propose les pendances, vous confirmez ou corrigez
Vidéo
De l’enregistrement au procès-verbal signé
En un peu moins d’une minute : enregistrement, procès-verbal IA, signature et pendances, puis la préparation de la séance suivante.
Le dimanche soir vous appartient à nouveau, et votre expérience va dans la formulation plutôt que dans la frappe.
En détail
Que vous soyez juriste à la tête du secrétariat du conseil, secrétaire général de plusieurs organes, assistante de direction ou la personne qui rédige le procès-verbal au bureau : vous consignez ce qui fait foi. Selon l’art. 713 CO, la personne qui tient le procès-verbal le signe aussi, et il atteste plus tard des décisions prises. HeyEla vous décharge du travail manuel pour que votre temps aille au contenu.
Planifier l’année, préparer la séance
Depuis le plan annuel, vous passez directement à la préparation. Les documents sont joints à leur point, et une version tardive remplace l’ancienne sans nouveau fil d’e-mails.
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Depuis le plan annuel, vous passez directement à la préparation de la prochaine séance. Dans la préparation de séance, l’ordre du jour naît d’un modèle, des pendances ouvertes ou d’un projet IA que vous accordez avec la présidence. Vous joignez les documents au point auquel ils appartiennent et conviez les invités uniquement à leur point. Invitation et Pre-Read partent depuis HeyEla, et une version tardive remplace l’ancienne sans nouvelle chaîne d’e-mails.
Écouter plutôt que prendre des notes
L’enregistrement tourne dans le navigateur, sur le téléphone ou par un bot et comprend le suisse allemand. Vous suivez la discussion au lieu de noter chaque intervention.
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L’enregistrement en direct tourne dans le navigateur, sur le téléphone ou sous forme de bot dans Microsoft Teams ou Google Meet. S’il n’y avait pas de réseau dans la salle, vous téléversez l’enregistrement après coup. HeyEla transcrit dans la langue choisie, y compris le suisse allemand, reconnaît les intervenants et sauvegarde toutes les cinq secondes. Vous pouvez suivre la discussion au lieu de noter chaque intervention, et corriger après la séance, en quelques minutes, qui a dit quoi.
Le projet connaît déjà la séance
Le procès-verbal IA s’appuie sur la transcription, l’ordre du jour, les annexes et votre style enregistré. Vous relisez et précisez le projet dans l’éditeur, puis l’exportez en Word.
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Le procès-verbal IA se construit à partir de la transcription, des points de l’ordre du jour, des annexes et du contexte de votre organisation, structuré selon le type de séance. Comme HeyEla travaille avec le contexte et pas seulement avec la transcription, propositions, décisions et mandats figurent sous le bon point. Vous enregistrez une fois votre style de procès-verbal, vos graphies et votre terminologie. Dans l’éditeur, vous relisez, faites raccourcir ou préciser des passages par instruction et exportez vers Word. Les équipes économisent typiquement environ 80% du temps autrefois consacré aux procès-verbaux.
Approbation, signature et extrait
Selon l’art. 713 CO, présidence et secrétariat signent numériquement, aussi sur mobile. Pour la banque, l’organe de révision ou le registre du commerce, vous créez un extrait.
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Une fois le projet approuvé par la présidence, vous lancez la circulation avec la signature numérique, de façon séquentielle ou parallèle, aussi sur mobile. Vous voyez qui manque encore, et le procès-verbal signé est classé dans le hub documentaire avec une piste d’audit. Si la banque, l’organe de révision ou le registre du commerce n’ont besoin que d’une décision, vous créez un extrait du procès-verbal avec les points choisis. L’original reste inchangé, et les points confidentiels restent à l’écart.
Pendances et accès, sans listes à la main
HeyEla propose des pendances à partir des décisions, vous les confirmez ou les écartez. Vous gérez les accès par rôles et groupes, et plusieurs organes avec un seul login.
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À partir des décisions, HeyEla propose des pendances avec responsables et délais, et vous confirmez, corrigez ou écartez chaque proposition. L’IA propose, l’humain décide. Dans la gestion des tâches, vous voyez l’état sur toutes les séances, et les points ouverts sont prêts pour la préparation suivante. Vous gérez les accès par rôles et groupes plutôt que par autorisations individuelles, et si vous suivez plusieurs organes, vous travaillez avec un seul login.
Questions fréquentes
Combien de temps HeyEla fait-il gagner pour la tenue du procès-verbal ?
Avec HeyEla, les équipes économisent typiquement environ 80% du temps autrefois consacré aux procès-verbaux. Selon l’ampleur, la reprise prend souvent cinq à trente minutes au lieu d’heures ou d’une soirée entière. Le temps va à la relecture et à la formulation, plus à la frappe.
Qui est responsable du procès-verbal quand l’IA rédige le projet ?
Le conseil, comme avant. HeyEla fournit un projet structuré, la relecture, l’approbation et la signature restent à la présidence et à la personne qui tient le procès-verbal. Selon l’art. 713 al. 3 CO, toutes deux le signent, dans HeyEla avec la signature électronique simple (SES).
HeyEla comprend-il le suisse allemand ?
Oui. HeyEla transcrit le suisse allemand et l’allemand standard, même lorsqu’ils alternent dans la même séance, et reconnaît automatiquement les intervenants. Vous pouvez vérifier et corriger cette attribution avant la création du procès-verbal.
HeyEla peut-il reprendre notre style de procès-verbal ?
Oui. Avec les instructions IA et la mémoire, vous enregistrez une fois par organisation la langue, le temps grammatical, le niveau de détail, la structure et la terminologie, et HeyEla les applique à chaque projet. Pour votre charte graphique, vous exportez le procès-verbal final vers Word, et en PDF pour la circulation et l’archivage.
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