Wer das Protokoll führt, führt das Gedächtnis des Gremiums
HeyEla übernimmt das Abtippen. Was im Protokoll steht, entscheiden weiterhin Sie.
- HeyEla tippt, das Urteil bleibt bei Ihnen
- Rund 80% der früheren Protokollzeit gespart
- In der Sitzung zuhören statt mitschreiben
Typisch für: Corporate Secretaries, Sekretärinnen und Sekretäre des Verwaltungsrats, Generalsekretariate, Rechtsdienste, Executive Assistants und alle, die in einem Gremium das Protokoll führen.
EinblickVom Jahresplan bis zum unterschriebenen Protokoll
Vorher und nachher
Was am Protokoll Handarbeit war
Heute
- Einladung und Unterlagen gehen in mehreren E-Mails hinaus
- Eine nachgereichte Fassung startet eine neue E-Mail-Kette
- In der Sitzung schreiben Sie jede Wortmeldung mit
- Am Sonntagabend tippen Sie das Protokoll aus den Notizen
- Die Unterschriften sammeln Sie per Post oder Scan ein
- Pendenzen pflegen Sie von Hand in einer Excel-Liste
Mit HeyEla
- Einladung und Pre-Read gehen mit einem Klick hinaus
- Eine neue Fassung ersetzt die alte, ohne neue E-Mail
- Die Aufnahme läuft, Sie folgen der Diskussion
- Der Entwurf steht nach der Sitzung, nach Traktanden gegliedert
- Der Signaturlauf zeigt, wer noch unterschreiben muss
- HeyEla schlägt Pendenzen vor, Sie bestätigen oder korrigieren
Video
Von der Aufnahme zum unterschriebenen Protokoll
In knapp einer Minute: Aufnahme, KI-Protokoll, Unterschrift und Pendenzen, danach die Vorbereitung der nächsten Sitzung.
Der Sonntagabend gehört wieder Ihnen, und Ihre Erfahrung fliesst in die Formulierung statt ins Abtippen.
Im Detail
Ob Sie als Juristin das Sekretariat des Verwaltungsrats führen, als Generalsekretär mehrere Gremien betreuen, als Executive Assistant die Geschäftsleitung organisieren oder im Office das Protokoll schreiben: Sie halten fest, was gilt. Das VR-Protokoll unterzeichnet nach Art. 713 OR auch die Protokollführung, und später belegt es, was entschieden wurde. HeyEla nimmt Ihnen die Handarbeit ab, damit Ihre Zeit dem Inhalt gehört.
Das Jahr planen, die Sitzung vorbereiten
Aus dem Jahresplan geht es direkt in die Vorbereitung. Unterlagen hängen am Traktandum, und eine nachgereichte Fassung ersetzt die alte ohne neue E-Mail-Kette.
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Aus dem Jahresplan springen Sie direkt in die Vorbereitung der nächsten Sitzung. In der Sitzungsvorbereitung entsteht die Traktandenliste aus einer Vorlage, aus offenen Pendenzen oder als KI-Entwurf, den Sie mit dem Präsidium abstimmen. Unterlagen hängen Sie an das Traktandum, zu dem sie gehören, und Gäste laden Sie nur für ihr Traktandum ein. Einladung und Pre-Read gehen aus HeyEla hinaus, und eine nachgereichte Fassung ersetzt die alte ohne neue E-Mail-Kette.
Zuhören statt mitschreiben
Die Aufnahme läuft im Browser, auf dem Handy oder als Meeting-Bot und versteht Schweizerdeutsch. Sie folgen der Diskussion, statt jede Wortmeldung mitzuschreiben.
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Die Live-Aufnahme läuft im Browser, auf dem Handy oder als Meeting-Bot in Microsoft Teams oder Google Meet. Gab es im Sitzungszimmer kein Netz, laden Sie die Aufnahme danach hoch. HeyEla transkribiert auch Schweizerdeutsch im Wechsel mit Hochdeutsch, erkennt die Sprechenden und speichert alle fünf Sekunden. Sie können der Diskussion folgen, statt jede Wortmeldung mitzuschreiben, und korrigieren nach der Sitzung in wenigen Minuten, wer was gesagt hat.
Der Entwurf kennt die Sitzung schon
Das KI-Protokoll entsteht aus Transkript, Traktanden, Anhängen und Ihrem hinterlegten Protokollstil. Im Editor prüfen und präzisieren Sie den Entwurf und exportieren ihn nach Word.
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Das KI-Protokoll entsteht aus Transkript, Traktanden, Anhängen und dem Kontext Ihrer Organisation, gegliedert nach Sitzungstyp. Weil HeyEla mit Kontext statt nur mit dem Transkript arbeitet, stehen Anträge, Beschlüsse und Aufträge beim richtigen Traktandum. Protokollstil, Schreibweisen und Fachbegriffe hinterlegen Sie einmal. Im Editor prüfen Sie den Entwurf, lassen Abschnitte per Anweisung kürzen oder präzisieren und exportieren nach Word. Teams sparen damit typischerweise rund 80% der früheren Protokollzeit.
Freigabe, Unterschrift und Auszug
Nach Art. 713 OR unterzeichnen Vorsitz und Protokollführung, digital und auch mobil. Für Bank, Revisionsstelle oder Handelsregister erstellen Sie einen Auszug einzelner Traktanden.
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Ist der Entwurf vom Präsidium freigegeben, starten Sie den Signaturlauf mit der digitalen Signatur, nacheinander oder parallel und auch mobil. Sie sehen, wer noch fehlt, und das signierte Protokoll landet mit Audit-Trail im Dokumenten-Hub. Braucht die Bank, die Revisionsstelle oder das Handelsregister nur einen Beschluss, erstellen Sie einen Protokollauszug mit den gewählten Traktanden. Das Originalprotokoll bleibt dabei unverändert, und vertrauliche Traktanden bleiben draussen.
Pendenzen und Zugriffe, ohne Listen von Hand
HeyEla schlägt Pendenzen aus den Beschlüssen vor, Sie bestätigen oder verwerfen sie. Zugriffe regeln Sie über Rollen und Gruppen, mehrere Gremien laufen über ein Login.
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Aus den Beschlüssen schlägt HeyEla Pendenzen mit Verantwortlichen und Frist vor, und Sie bestätigen, korrigieren oder verwerfen jeden Vorschlag. Die KI schlägt vor, der Mensch entscheidet. Im Aufgabenmanagement sehen Sie den Stand über alle Sitzungen, und offene Punkte stehen in der nächsten Vorbereitung bereit. Zugriffe regeln Sie über Rollen und Gruppen statt über Einzelfreigaben, und wer mehrere Gremien betreut, arbeitet mit einem einzigen Login.
Häufige Fragen
Wie viel Zeit spart HeyEla bei der Protokollführung?
Teams sparen mit HeyEla typischerweise rund 80% der früheren Protokollzeit. Je nach Umfang dauert die Nachbearbeitung oft etwa fünf bis dreissig Minuten statt Stunden oder eines ganzen Abends. Die Zeit geht in Prüfung und Formulierung, nicht ins Abtippen.
Wer ist für das Protokoll verantwortlich, wenn die KI den Entwurf schreibt?
Das Gremium, wie bisher. HeyEla liefert einen strukturierten Entwurf, Prüfung, Freigabe und Unterschrift bleiben bei Vorsitz und Protokollführung. Nach Art. 713 Abs. 3 OR unterzeichnen beide das Protokoll, in HeyEla mit der einfachen elektronischen Signatur (EES).
Versteht HeyEla Schweizerdeutsch?
Ja. HeyEla transkribiert Schweizerdeutsch und Hochdeutsch, auch wenn beide in derselben Sitzung abwechseln, und erkennt die Sprechenden automatisch. Die Zuordnung können Sie vor der Protokollerstellung prüfen und korrigieren.
Kann HeyEla unseren Protokollstil übernehmen?
Ja. Mit KI-Anweisungen und Memory hinterlegen Sie Sprache, Zeitform, Detailgrad, Struktur und Fachbegriffe einmal pro Organisation, und HeyEla wendet sie auf jeden Entwurf an. Für Ihr Corporate Design exportieren Sie das fertige Protokoll nach Word, für Umlauf und Ablage nach PDF.
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