Holding-Strukturen: viele Gremien, klare Verhältnisse
Von den ersten Kunden an haben wir gelernt: Keine zwei Organisationen sind gleich.
- Jede Gesellschaft ein eigener, isolierter Raum
- Ein Login und ein Dashboard für alle Mandate
- Gruppen statt Einzelrechte, auch für KI-Antworten
Typisch für: Holding-Präsidien, Verwaltungsräte mit Mehrfachmandaten und Sekretariate, die mehrere Gremien betreuen.
EinblickDer Ablauf in Bildern
Im Detail
Von den ersten Kunden an haben wir gelernt: Keine zwei Organisationen sind gleich. Holdings mit Töchtern, Stiftungen, Vereine - überall sitzen Verwaltungsrat, Geschäftsleitung und Projektteams anders zusammen, und überall stellt sich dieselbe Frage: Wer sieht was, wer darf was? Dieser Ablauf zeigt, wie HeyEla auch komplexe Strukturen abbildet, ohne dass die Bedienung komplex wird.
01
Wer sieht was? Für Gremien keine Nebenfrage
Manche Gremien wollen sicher sein, dass niemand mitliest, auch nicht Geschäftsleitung oder Sekretariat.
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Manche Verwaltungsräte wollen absolut sicher sein, dass niemand mitliest - auch nicht CEO, übrige Geschäftsleitung oder Sekretariat. Verständlich: Beschlüsse und Unterlagen betreffen oft deren Rolle, Leistung oder Vergütung. Gleichzeitig gibt es Sitzungen mit der Geschäftsleitung, gemischte Ausschüsse aus VR- und GL-Mitgliedern und Projektteams, deren Arbeit das Gremium gar nicht sehen muss. Ein Werkzeug für Gremien muss all das abbilden können.
02
Jede Organisation ist ein eigener, isolierter Raum
Jede Gesellschaft ist eine eigene Organisation mit eigenem Dokumenten-Hub. Daten werden nie geteilt.
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In HeyEla ist jede Gesellschaft eine eigene Organisation: Sitzungen, Protokolle, Aufgaben und Dokumente bleiben in ihrem Silo, inklusive eigenem Dokumenten-Hub. Das funktioniert für die Holding mit ihren Töchtern genauso wie für wirtschaftlich verbundene, rechtlich getrennte Gesellschaften - oder für Mandate, die gar nichts miteinander zu tun haben. Daten werden nie zwischen Organisationen geteilt.
03
Ein Login für alle Mandate
Sie verknüpfen Ihre Mandate über dieselbe E-Mail-Adresse und wechseln mit einem Klick.
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Wer im VR der Holding sitzt, in einer Tochter die Geschäftsleitung führt und daneben ein Drittmandat hält, will nicht drei Konten pflegen. Über dieselbe E-Mail-Adresse - oder die Freigabe eines Admins - verknüpfen Sie Ihre Organisationen und wechseln mit einem Klick. Das Multi-Board-Dashboard zeigt Aufgaben, anstehende Sitzungen und letzte Protokolle über alle Mandate hinweg - als reine Übersicht dessen, worauf Sie ohnehin Zugriff haben. Ein gemeinsamer Datenraum entsteht nie.
Funktion in HeyEla
Multi-Board-Dashboard
Überblick über Mandate, Sitzungen und Pendenzen
Funktion ansehen04
Innerhalb der Organisation: Gruppen statt Einzelrechte
Gruppen bilden Ihre reale Struktur ab, und die Zugriffsverwaltung hält ihre Grenzen ein.
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Unterhalb der Organisation definieren Sie Gruppen, die Ihre reale Struktur abbilden: Verwaltungsrat, Ausschüsse - auch gemischt aus VR und GL -, Geschäftsleitung, Projektteams. Sitzungen, Protokolle und Dokumente gehören der jeweiligen Gruppe; wer in mehreren Gruppen ist, sieht mehrere Welten. Die Zugriffsverwaltung hält diese Grenzen konsequent ein - auch für KI-Antworten, und Gäste lassen sich gezielt für einzelne Traktanden einladen.
05
Volle Kontrolle, ohne Stunden im Admin-Panel
Struktur einmal anlegen, danach folgen die Rechte automatisch, auch bei neuen Mitgliedern und Abgängen.
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Berechtigungen nach Best Practice heissen bei HeyEla nicht: kompliziert. Struktur einmal anlegen - Organisationen, Gruppen, Rollen - und danach folgen die Rechte automatisch. Neue Mitglieder erben den richtigen Zugriff, Abgänge verlieren ihn vollständig, und das Gremium behält die Kontrolle in alle Richtungen.
Häufige Fragen
Können sich Daten zwischen Gesellschaften vermischen?
Nein. Jede Organisation ist strikt getrennt - Mitglieder, Dokumente, Protokolle und KI-Antworten bleiben in ihrer Gesellschaft. Das Dashboard zeigt nur, worauf Sie in der jeweiligen Organisation Zugriff haben.
Wie viele Gesellschaften oder Mandate sind möglich?
Die Struktur ist auf Mehrfachmandate ausgelegt: Sie verbinden so viele Organisationen, wie Sie betreuen, und wechseln mit einem Klick zwischen ihnen.
Eignet sich das auch für Stiftungen oder Vereinsstrukturen?
Ja. Entscheidend ist die Trennung pro Rechtseinheit mit eigenen Gremien und Rechten - ob AG, Stiftung oder Verein.
Kann der Verwaltungsrat Unterlagen vor der Geschäftsleitung vertraulich halten?
Ja. Sitzungen, Protokolle und Dokumente lassen sich so berechtigen, dass nur das Gremium selbst sie sieht - CEO, übrige Geschäftsleitung oder Sekretariat haben dann keinen Zugriff. Gerade bei Personal- und Vergütungsthemen ist das entscheidend.
Brauche ich für jedes Mandat ein eigenes Login?
Nein. Sie verknüpfen Ihre Organisationen über dieselbe E-Mail-Adresse oder eine Admin-Freigabe und wechseln mit einem Klick. Aufgaben und Sitzungen sehen Sie über alle Mandate hinweg in einem Dashboard - die Daten bleiben strikt getrennt.
Wie bilden wir Ausschüsse ab, in denen VR und Geschäftsleitung sitzen?
Als eigene Gruppe: Die Mitglieder aus beiden Gremien erhalten Zugriff auf die Sitzungen und Unterlagen des Ausschusses - und nur auf diese. Der Rest des Verwaltungsrats oder der Geschäftsleitung sieht davon nichts.
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