Wer eine Holding betreut, kennt die Situation: eine Muttergesellschaft, mehrere Töchter, vielleicht noch eine Stiftung. Jede Einheit hat ihr eigenes Gremium, eigene Sitzungstermine, eigene Protokolle - aber oft dasselbe Sekretariat, und nicht selten sitzen dieselben Personen in mehreren Gremien. Genau an dieser Stelle entsteht in der Praxis das meiste Chaos.
Das eigentliche Problem heisst Vermischung
E-Mail-Postfächer und geteilte Laufwerke unterscheiden nicht zwischen Gesellschaften. Die Einladung für die Tochter landet im selben Ordner wie das Strategiepapier der Mutter, der Verteiler wird von der letzten Sitzung kopiert, und irgendwann erhält jemand Unterlagen, die ihn nichts angehen. Das ist nicht nur unordentlich: Verwaltungsräte unterliegen der Treue- und Sorgfaltspflicht gegenüber ihrer Gesellschaft. Unterlagen, die zwischen Einheiten hin- und herwandern, sind ein Compliance-Risiko - spätestens dann, wenn Interessen von Mutter und Tochter einmal nicht deckungsgleich sind.
Grundsatz 1: Jede Gesellschaft ist eine eigene Welt
Rechtlich sind Mutter und Töchter getrennte Einheiten mit eigenen Organen und eigenen Pflichten. Die Werkzeuge sollten diese Struktur abbilden, statt sie zu verwischen: pro Rechtseinheit eine eigene Organisation mit eigenen Mitgliedern, eigener Dokumentenablage und eigenen Protokollen. Wie das konkret aussieht, zeigt unser Ablauf VR-Sitzungen in Holding-Strukturen.
Ein sauber getrennter Dokumenten-Hub pro Gesellschaft heisst auch: Statuten, Reglemente und Protokolle liegen dort, wo sie hingehören, und die Revisionsstelle einer Tochter sieht nur diese Tochter.
Grundsatz 2: Übersicht ohne Vermischung
Die Trennung darf nicht dazu führen, dass Mehrfachmandate unübersichtlich werden. Wer in drei Gremien sitzt, braucht eine Gesamtsicht: Welche Sitzungen stehen an? Wo sind Pendenzen offen? Ein Multi-Board-Dashboard legt diese Übersicht über die getrennten Organisationen, ohne die Datengrenzen aufzuweichen - jede Person sieht nur, worauf sie in der jeweiligen Gesellschaft Zugriff hat.
Grundsatz 3: Rechte folgen der Struktur, nicht dem Zufall
In Holding-Strukturen sind Berechtigungen selten deckungsgleich: Das Präsidium der Mutter sitzt vielleicht als einfaches Mitglied in der Tochter, die CFO ist Gast für ein einzelnes Traktandum, der externe Berater sieht genau ein Dossier. Solche Konstellationen von Hand über Einzelfreigaben zu pflegen, geht auf Dauer schief. Besser sind Rollen und Gruppen, die die Struktur abbilden - wie das im Detail funktioniert, haben wir im Beitrag Zugriffsrechte im Verwaltungsrat richtig regeln aufgeschrieben.
Eine kurze Checkliste für die Praxis
- Eine Organisation pro Rechtseinheit - keine Sammelablage «Gruppe» für alles.
- Verteiler aus der Struktur ableiten, nicht aus der letzten E-Mail kopieren.
- Mehrfachmandate über eine Übersicht lösen, nicht über Parallelablagen.
- Gäste gezielt einladen statt ganze Sitzungen zu öffnen.
- Einmal jährlich prüfen, ob Rollen und Zugriffe noch der realen Struktur entsprechen.
Fazit
Holding-Governance scheitert selten an fehlendem Willen, sondern an Werkzeugen, die Struktur nicht kennen. Wer die Trennung der Gesellschaften technisch abbildet und die Übersicht darüberlegt, bekommt beides: saubere Verhältnisse pro Einheit und den Gesamtblick über alle Mandate.