Direction et conseil d’administration dans un même déroulement
Pour les CEO, fondatrices et fondateurs qui conduisent l’équipe de direction et alimentent le conseil en contenu.
- Direction et conseil dans un même déroulement
- Les rapports arrivent sous le bon point
- Les pendances des deux organes au même endroit
Typique pour : CEO et directrices ou directeurs généraux, fondatrices et fondateurs qui siègent aussi au conseil, et membres de la direction qui conduisent leurs propres séances.
AperçuDirection et conseil dans HeyEla
Avant et après
Quand direction et conseil partagent un même déroulement
Aujourd’hui
- Procès-verbaux de direction et du conseil classés séparément
- Les rapports transitent par e-mail via le secrétariat
- Peu avant la séance, deux versions des chiffres circulent
- Vous relancez l’équipe par e-mail pour ses contributions
- Les pendances des deux organes dans des listes séparées
- Les sujets confidentiels exigent listes et dossiers séparés
Avec HeyEla
- Deux organes dans HeyEla, chacun son type de séance
- Les rapports se trouvent directement sous le bon point
- Une nouvelle version remplace l’ancienne pour tout le monde
- Un lien par point rassemble les contributions
- Vos pendances des deux organes dans une seule vue
- Les droits d’accès séparent conseil et direction jusqu’au point
Vidéo
Une séance, de la planification aux pendances
En un peu moins d’une minute, de l’ordre du jour au procès-verbal jusqu’aux pendances qui reviennent ensuite à la direction.
La veille de la séance du conseil, vous préparez la discussion au lieu de rassembler encore des documents.
En détail
En tant que CEO, vous êtes là où direction et conseil d’administration se rencontrent. Vous conduisez la séance de direction, préparez propositions et rapports pour le conseil, et portez au final une bonne part des pendances des deux organes. HeyEla tient ces fils ensemble, avec un type de séance propre à chaque organe et des droits d’accès qui respectent la séparation entre conseil et direction.
Des séances de direction avec leur propre type de séance
La direction a son propre type de séance et sa structure de procès-verbal. HeyEla rédige le procès-verbal à partir de la transcription et des documents, puis les pendances sont réparties.
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Pour la direction, vous utilisez le même déroulement que le conseil, avec un type de séance et une structure de procès-verbal propres. La séance est enregistrée dans la salle ou par un bot dans Microsoft Teams ou Google Meet, puis HeyEla établit un procès-verbal IA à partir de la transcription, des points de l’ordre du jour et des documents. Décisions et mandats figurent sous le bon point, avec responsables et délais. Vous relisez, approuvez, et les pendances sont attribuées sans que personne ne les retape.
Alimenter le conseil en contenu
Rapports et propositions de la direction se trouvent directement sous le point de la séance du conseil. Une nouvelle version remplace l’ancienne, et les membres posent leurs questions à l’avance.
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Rapports, propositions et chiffres de la direction arrivent dans la préparation de séance directement sous le bon point de l’ordre du jour, au lieu de circuler en pièce jointe vers le secrétariat. Si une nouvelle version arrive peu avant la séance, vous la téléversez et tout le monde travaille sur la version actuelle. Les membres lisent vos documents dans le Pre-Read, avec un résumé IA par point, et posent leurs questions à l’avance. Le temps de séance va ainsi aux décisions plutôt qu’à l’explication des chiffres.
Rassembler les documents par point, avec un seul lien
Vous envoyez un lien par point à la CFO ou à la direction de projet. Ces personnes téléversent leurs documents directement et ne voient que ce point.
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Dans la préparation de séance, vous créez un lien de demande pour chaque point de l’ordre du jour. Vous l’envoyez aux personnes de votre organisation qui contribuent, par exemple à la CFO pour les comptes annuels ou au chef de projet pour le business case. Elles téléversent leurs fichiers directement et ne voient que ce point. Cela évite la ronde de relances par e-mail et de pièces jointes transférées, et les documents se trouvent dès le départ là où le conseil les lira.
Les pendances des deux organes au même endroit
Vos mandats issus des séances du conseil et de la direction apparaissent ensemble, avec origine et délai. Les pendances ouvertes figurent dans la préparation de la séance suivante.
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Dans la gestion des tâches, vous voyez ensemble vos mandats issus des séances du conseil et de la direction, chacun avec son origine, son point de l’ordre du jour et son délai. HeyEla propose les pendances à partir du procès-verbal, et les responsables les confirment ou les corrigent. Vous filtrez vos propres points ou ceux d’un collègue de la direction. Les pendances ouvertes apparaissent dans la préparation de la séance suivante, et leur état peut être mis à l’ordre du jour sans relancer personne.
À côté de Microsoft 365, pas à sa place
HeyEla s’ajoute à Microsoft 365 : le bot enregistre les séances Teams, les procès-verbaux rejoignent votre classement au format Word. Hébergement et traitement IA en Suisse.
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Beaucoup de directions travaillent avec Microsoft 365, et HeyEla n’y change rien. Le bot enregistre les séances dans Teams, les procès-verbaux rejoignent votre classement au format Word, et d’autres intégrations se mettent en place client par client. HeyEla couvre la partie pour laquelle des assistants généralistes comme Copilot ne sont pas conçus : points de l’ordre du jour avec leurs documents, procès-verbaux avec décisions et signatures, pendances et accès jusqu’au point de l’ordre du jour, avec hébergement et traitement IA en Suisse.
Fonction dans HeyEla
Intégrations
Raccordement individuel aux systèmes clients
Voir la fonctionQuestions fréquentes
Nous travaillons avec Microsoft 365 et Copilot. Pourquoi aurions-nous besoin de HeyEla ?
Copilot aide à résumer réunions et documents au quotidien. HeyEla est conçu pour le travail des organes dirigeants : du plan annuel au procès-verbal signé et aux pendances, en passant par l’ordre du jour et le Pre-Read, avec des droits d’accès jusqu’au point de l’ordre du jour, un hébergement et un traitement IA en Suisse. Les deux s’utilisent côte à côte, et HeyEla enregistre les séances Teams avec son bot.
Puis-je utiliser HeyEla uniquement pour les séances de direction ?
Oui. Dans HeyEla, la direction dispose de son propre type de séance et de sa propre structure de procès-verbal, et préparation, Pre-Read, pendances et recherche IA fonctionnent comme pour le conseil. Vous pouvez ajouter le conseil plus tard, comme groupe distinct avec ses propres droits.
La direction voit-elle tout ce dont le conseil discute ?
Non, seulement ce que le conseil autorise. Dans HeyEla, conseil et direction sont des groupes distincts avec leurs propres droits. Séances, procès-verbaux et documents du conseil peuvent être restreints de sorte que le CEO et la direction n’y aient pas accès, par exemple pour des questions de rémunération ou de succession. Cela vaut aussi pour les réponses de l’IA.
Comment les rapports de la direction arrivent-ils dans la séance du conseil ?
Dans HeyEla, vous joignez rapports et propositions directement au point concerné de la préparation de séance, et les invités téléversent eux-mêmes les documents de leur point. Avec un lien par point de l’ordre du jour, vous demandez des documents à la CFO ou aux responsables de projet sans ping-pong d’e-mails.
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Voyez direction et conseil côte à côte
Lors d’une démo, nous montrons comment une séance de direction et la séance du conseil qui suit s’articulent dans HeyEla, volontiers avec votre propre ordre du jour.